Правилата не са за литературно четене | Подкаст епизод 610
Правилата и процедурите не са за литературно четене, а са спазване и прилагане. Въпреки това, те не се спазват поради някаква причини. Малко по-късно ще изброя някои от тях. Но преди това, нека да си припомним защо въобще се въвеждат правила и процедури в един екип или компания. Основната причина е да се улесни работата. Да се създадат ясни стандарти. Да има предвидимост.
Точно както всяко лекарство, така и всяко правило или процедура имат странични ефекти. Негативни странични ефекти.
Например, когато се създаде процедура за закупуване на материали или услуги по определени правила, това има много положителни страни - има оптимизиране на цените, има ясни стъпки за планиране и доставка и т.н. Страничните негативни ефекти тук може да бъдат, че спешни поръчки трудно се организират. Това затруднява работата. Това води до загуби. В един момент, оптимизирането на процеса на покупки започва да генерира загуби. Заради тромавост на процедурата. Или нежеланието на доставчиците да откликват бързо и партньорски след като са им били извити ръцете да предложат почти неизгодни условия за тях. Така формално има добри условия за компанията. Но леко вгорчени взаимоотношения с доставчиците. Не винаги. Но често.
Този пример от практиката е само за напомняне, че добрите намерения за създаване на правила и процедури обичайно имат и някои негативни странични ефекти. Оттук идват и въпросите защо и кога правилата може да се нарушават.
Ето някои други причини, поради които хората в екипите нарушават правилата и процедурите:
- Тези правила и процедури са създадени повърхностно и набързо за конкретна ситуация и в дългосрочен план спъват работата. Например, набързо се създава правило в срещите да говори само един човек и да няма прекъсвания. Това работи добре, ако хората са сензитивни към слушащите и си подават думата един на друг. Но това правило абсолютно не работи, ако говорещите се отнасят в безкрайни тиради с несвързани теми. Тогава правилото да няма прекъсвания в срещите повече пречи, отколкото помага.
- Правилата важат за едни, а за други не важат. От това следва демотивация и саботиране. Типичен пример е правилото да се не ползват телефони в срещите. И в същото време мениджъра на екипа си чати по телефона. Независимо с кого. Правилата са правила, ако важат за всички.
- Хората не разбират смисъла на правилата. Например, ако хората разберат, че ако се разхождат в производството или в склада без предпазни обувки, пръстите на краката им може да станат на кайма само от един паднал палет, тогава няма нужда от напомняне за спазване на правилата.
- Самоконтролът е изместен от контрол. Като в горния пример - най-добър източник на контрол при хората е самоконтролът. В работата и живота. Ако хората разчитат на външен контрол, без да осъзнават смисъла на правилата за себе си и другите, тогава вероятно ще ги нарушават. Пример в това отношение е и нарушаването на правилата по пътищата. Вместо да се говори за смисъла от животоспасяващото ограничение на скоростта и самоконтрола, хората се фокусират върху това да избегнат чуждия контрол. Понякога на много висока цена. В гипс. Или в ковчег.
- IQ-то на хората се доближава до температурата на московските зимни нощи. Защо ли има инструкции в тоалетните на толкова много фирми за това как точно хората да си измият ръцете? Дали не могат да си измият ръцете без спазване на писмени инструкции? Кой се доверява на хора да взимат самостоятелни решения и в същото време не им се доверява за това самостоятелно да си измият ръцете? Грешка при наемането? Или в управлението?
- Излишните и затормозяващи правила подкопават вярата в правилата изобщо. Например, правилото хората да се държат задължително за парапета при изкачване по стълбите. Да сте виждали хората строени по стълбите в индиански нишки да се държат за парапетите?
Един от принципите, който може да ви помогне да вземете решение за това дали да се спази или наруши определено фирмено правило е да погледнете на цената, която ще трябва да платите за това нарушение. Дългосрочно и краткосрочно. Също така, не само финансово, но и нефинансово. Под нефинансово имам предвид цената на загубеното доверие, демотивация и т.н., които ще се появят, когато хората забележат, че се толерира нарушаването на правилата. Но това не истинският проблем. Истинският проблем е ако не се даде контекст и голямата картина за това защо се нарушава дадено правило. Ако това се направи, хората обичайно ще проявят разбиране и здравия разум ще надделее. Но ако се нарушават правила и процедури без ясно да се обясни защо това се прави като изключение, тогава стойността на правилата постепенно ще започне да девалвира.
---
Обучение за мениджъри в Zoom - http://www.equinox-partners.bg/effective-communication-and-motivation-for-managers-161860.html
---
Обучение за мениджъри в Пловдив - http://www.equinox-partners.bg/effective-communication-and-motivation-for-managers-576627.html
---
3-месечна програма за развитие на ключови мениджърски умения (по заявка на една компания с мениджъри в групи до 12 души) - http://www.equinox-partners.bg/management-development-program.html
