Las organizaciones pueden trabajar cada vez de mejor manera a través de controles, metodologías, herramientas tecnológicas.
La Arquitectura Empresarial es una disciplina con alrededor de 30 años en el mercado. Se origina esta práctica por John Zachman que identificó la complejidad de las organizaciones que cuentan con procesos, tecnologías, recursos humanos, objetivos, riesgos, controles, etc. Lo que hace esta persona es poner en el mercado un marco de referencia con cuatro capas que conforman a una compañía:
1) Estrategia; 2) Negocio (procesos, procedimientos, políticas); 3) Aplicaciones y datos; y 4) Infraestructura tecnológica
Estas dimensiones están relacionadas y dependen una de otra. Si algo sucede exitoso o deficiente en cada una de ellas, se verá reflejado en otra.
La idea de la arquitectura empresarial es identificar esos componentes que conforman a la organización, plasmarlos en mapas o modelos para tener una mejor visualización de la información.
Los especialista en arquitectura empresarial conocen de elementos de cumplimiento, de la dependencia de un proceso acerca de lo que sucede en otro proceso o actividad en otra de las capas o dimensiones. Saben vincular hechos y consecuencias de las actividades y transacciones a lo largo y ancho de la empresa.
Este marco de referencia se alinea con otros referentes al control interno y administración de riesgos en el sentido de que todo nace de los objetivos estratégicos de la empresa, hacia dónde va en el corto, mediano y largo plazo. Una vez que se conoce esa información, se puede construir la manera en que se llegará a esos objetivos mediante los procesos del negocio, las personas responsables de hacerlo posible y alineados a las políticas y procedimientos de la empresa que son los generadores de información para una mejor toma de decisiones, siempre soportados por las herramientas tecnológicas que hacen posible la eficiencia y eficacia operativa del negocio.
Los principales beneficios de la arquitectura empresarial son:
- Contar con más y mejor información para tomar decisiones más precisas
- Tener conciencia de las dependencias de las diferentes capas, procesos con procesos, procesos con personas, procesos con tecnología, personas con tecnología, entre otros.
- Al tener esa conciencia, las personas amplían su visión del negocio ya que no solamente ven su propio espacio del proceso, sino que conocen de quién dependen y hacia dónde va lo que ellos hacen
- Facilita y agiliza la identificación de riesgos
- Agiliza el trabajo de las áreas de control y vigilancia para conocer la empresa y sus componentes críticos haciendo un análisis de la información de manera integral para enfocar de manera más precisa el uso de recursos en los riesgos y controles más críticos de la empresa
- Los mapas de procesos de negocio actualizados porque cada persona involucrada puede acceder y proponer modificaciones en beneficio de sus necesidades para que las demás áreas involucradas las analicen y se genere la mejora continua
- Visibilidad y trazabilidad de la información
Contar con una metodología implementada de arquitectura empresarial ayuda a tener una mejor definición de los procesos, del lenguaje de negocio llevado a las áreas de soporte como son tecnología, control interno, administración de riesgos, auditoría interna, etc. Es decir, se alinea la manera en que todos se refieren a las mismas actividades. Ej. Ventas Internacionales vs Sales Management vs Ventas Institucionales… son 3 diferentes formas de mencionar un mismo proceso.
Estas actividades de arquitectura empresarial se pueden hacer con herramientas estándar de office, Google, etc., o, utilizar herramientas tecnológicas que facilite su diseño, elaboración, gestión, actualización, consulta, entre otros, vale la pena reflexionar los beneficios de usar una herramienta profesional para documentar los procesos.
