CIRCUITO DE COMPRAS
El circuito de compras de una organización es uno de los circuitos más importantes ya que de un buen diseño y control del mismo depende la cadena de abastecimiento de nuestra empresa.
El circuito de compras comienza cuando un sector detecta una necesidad de compra, ya sea de un bien de cambio, como de un bien de capital, un servicio o una reparación. En este caso, vamos a enfocarnos directamente en la necesidad de abastecer un bien de cambio, es decir, una mercadería para la venta o bien un insumo para nuestro proceso productivo.
Como nos vamos a enfocar en este tipo de bienes, es el área de Almacenes el que detecta el momento de hacer una compra, tal como vimos en el artículo de manejo de inventarios.
Lo más probable es que, al hacer una lectura de nuestros stocks mínimos o stock de seguridad, nos haya sonado la alarma de comprar nuevas mercaderías. Para ello, el sector de almacenes envía un documento interno que tiene la forma de una solicitud al departamento de Compras acerca de la cantidad a comprar, el ítem a comprar y el tiempo de reposición, entre otras cosas.
Hay un punto importante a destacar y es el por qué el departamento de Compras es el encargado de recibir estas solicitudes y emitir las Órdenes de compra. En primer lugar porque, por un principio de eficacia, es necesario centralizar estas cuestiones, por otro lado, porque el sector de Compras ya conoce a los proveedores, sus precios, su calidad de servicio, la calidad de las entregas, etc, y eso le da la ventaja de negociar con los proveedores para el beneficio de nuestra empresa.
Una vez que el Departamento de Compras, recibe la solicitud, debe crear una ORDEN DE COMPRA. Este documento debe contener la misma información que el mencionado anteriormente, pero se le debe añadir la siguiente información: departamento que genera la solicitud de compra, los costos de esos bienes, fecha de solicitud, fecha de recepción y las firmas autorizantes.
Al mismo tiempo, se debe dejar establecido las condiciones en caso de recibir mercadería que no cumpla con lo solicitado, es decir, diferencias en cantidades, en calidad y en fechas, dejándonos a nosotros la posibilidad de reclamar una devolución o cancelación del pedido en caso que el proveedor no cumpla con lo solicitado.
Finalmente la orden de compra debe ser autorizada por alguien. Lógicamente en empresas de gran tamaño, las órdenes de compra deben ser autorizadas por otro sector o bien tener dos autorizaciones. Esto se hace por una cuestión de control y porque se manejan grandes volúmenes de dinero.
En empresas más chicas o Pymes (que es a lo que apunta este artículo) solo basta con la autorización del responsable de Compras.
Si bien, el control de todos nuestros procesos es clave para cuidar nuestros resultados, este requiere tiempo y costos en personal. Por eso, es importante encontrar un punto de equilibrio entre el control y el costo. A veces es preferible no poner tantos puntos de control si eso nos va a hacer invertir tiempo en esas actividades y no tanto en otras actividades que, de acuerdo al tamaño de nuestra empresa, son más necesarias, como la comercial, marketing, etc.
