¿Como crear un evento exitoso? Vamos a crear experiencias
Varios “tips” para hace la preproducción y ejecución del mismo
Primero que todo vamos a hacernos estas preguntas para definir.
· Concepto y objetivos:
o Qué tipo de evento es
o Porque lo estoy haciendo
o Que quieres comunicar y para que
o Par quien es el evento
o Cuál es tu público objetivo
o Es un taller, concierto, evento de diversión, música, ect
En base a esto pensamos:
· Qué convocatoria quieres tener (qué medios vas a usar)
· Tarima: luces, banners, Artistas, músicos oradores, etc.
· Registro de fotos y videos de este evento
· Sala o backstage para sus oradores, cosas básicas como tape, tijeras, papel, bolígrafos
· ¿Como va a ser el registro?
· A tu Equipo tienes que explicarle bien lo que van hacer y que sepa todo
· Radios para todos
· Material de pantalla de todo lo que va en el evento y cosas que impacten
· El tipo de lugar exterior o interior
· Si necesitas productora o no porque tu como productor del evento no debes estar metido en esto
· Esta persona se encarga de coordinar todo
· Luego separa tu local con la fecha y de esta manera puedes trabajar en producción
· Patrocinadores
· Licencia de productor
· Comida para tu staff
· Seguridad si tienes que contratar
· ¿Estacionamiento donde es y cómo?
· Artes
· ¿Taquillas, es gratis? Por donde se vende y donde
· Fechas importantes:
o Reuniones con tu equipo
o Con los auspiciadores
o Los del montaje
o Fecha de publicidad
· Agenda minuta a minuto “Roundow”:
· Que va a pasar desde el día del montaje (persona contacto y que sea dividido por área)
· Todo esto debe de ser minuto a minuto
· Pre-evento:
o El que está a cargo de las comidas, de los booth, de las ventas, VIP, equipo de limpieza
o A qué hora se monta y se desmonta quien va estar a cargo
o El floor Map- donde va cada auspiciador
o Lleva electricidad o planta, quien es el que instala
o Los permisos y/seguros
o Baños portátiles, banditas, taquillas, carritos de Golf
o Cobertura (redes sociales, medios, influencers)
Evento:
· Personal de entrada a qué hora llegan
· Tienes que tener comunicación continua con tu equipo
· Aunque el evento este mega organizado siempre ocurren cosas por lo que tienes que estar siempre “on hold”
· Tarima, música, intervenciones
· Horario de booth (abren y cierran)
· Comida
· Lugar donde se van a sentar o es parado
· Cumplir con las marcas (persona a cargo de las marcas que todo esté bien)
· Concéntrate en los detalles
Luego del evento:
· ¿Quién está a cargo del desmontaje?
· Entregar salón o lugar limpio
· Medios publique sobre el evento
· Hacer reunión con su staff y medir todo con todos
No Puede pasar:
· La gente no te puede ver corriendo o montando algo
· Que se atrase el evento
· Recuerda que es la experiencia
· “The show most Go on” no importa lo que pase la gente no se puede enterar
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