Ketvirtoji paskaita apie laiko planavimą - ji atvira visiems, o norinčius matyti visą turinį, dalyvauti viktorinose ir Knygų draugijos aptarimuose, prisidėti prie savivaldos Skaidrinimo projekto, kviečiu prenumeruoti ir prisijungti prie augančios šito Substacko bendruomenės
Laiko planavimas yra tai, ko mes turime mokytis visą gyvenimą
pasakiau, matydamas, kaip rinkimų lavina nunešė mano įsipareigojimą kas kelias savaites pateikti po naują romano fragmentą.
Bet rinkimai baigėsi
Tačiau gyvenimas vyksta toliau, yra pilnas netikėtumų ir planuok neplanavęs
pasakiau, kai ne visai teisingai paskirti antibiotikai įjungė tokius šalutinius efektus, kad mažai nepasirodė, ir niekšingai nekreipdami dėmesio į tai, kiek visko turiu susiplanavęs, iškirto mane keturioms dienoms ir dviem lašelinėms.
Taip yra ir nieko čia nepadarysi. O lašelinės ir šiaip yra gerai. Tad tęskime laiko planavimų paskaitų ciklą.
Pirmojoje dalyje pasakojau apie tai, kaip viską spėti ir 11 dalykų, kodėl man sekasi tai daryti.
Antrojoje dalyje atvirkščiai - sudėliojau akcentus, kodėl deginu laiką ir kaip su tuo kovoti.
Trečiojoje dalyje aptariau prasto laiko planavimo ženklus
Ir dabar ketvirtoji dalis - laiko planavimo technikos, jų pliusai ir minusai, ar aš jas pats naudoju ir kaip vertinu, o gal ir tik dabar bus paskata imtis ir naudoti.
Pradėsiu nuo trijų - Pareto, Eisenhowerio ir Pomodoro, o kitas aptarsiu vėlesnėse paskaitose, nes jeigu dabar perkrausiu, tai tiesiog nebus galimybės jas išbandyti praktiškai.
Nes kaip ne kartą rašiau - šitos paskaitos visų pirma skirtos man pačiam išmokti, prisitaikyti naujoves gyvenime ir pasidalinti įspūdžiais, kas veikia, o kas nusimeta beprotiškoje gyvenimo skuboje.
Pareto dėsnis
Šitą dėsnį esate girdėję turbūt visi. Du esminiai skaičiai 80 ir 20, juos įdarbino italų sociologas Vilfredas Paretas ir jie universaliai taikomi faktiškai bet kuriai situacijai, kai 20% pastangų duoda 80% rezultato ir atvirkščiai.
Pats Paretas konstatavo, kad 80% Italijos turto sukaupta 20% žmonių rankose. Dar galima sakyti, kad mes 80% laiko dėvime 20% turimų drabužių, 20% laisvalaikio veiksmų suteikia 80% poilsio ir panašiai.
Laiko planavimo atveju Pareto dėsnis taikomas taip: tavo 80% rezultatų užima 20% laiko, o 20% rezultatų užima 80% laiko.
Kodėl taip nutinka? Mus neišvengiamai įsuka ne tokių svarbių užduočių ir darbų sukūrys. Užuot skyrę savo laiką veiksmams, kurie pajudins į priekį mūsų karjeras ar asmeninį tobulėjimą, mes taškomės rutinoje.
Nes tai daryti tiesiog lengviau. Daug lengviau dalyvauti nesibaigiančiose idėjų paieškose negu imti vieną idėją ir ją įgyvendinti. Todėl visuomenėje yra tiek svajoklių, kurie tuoj tuoj sukurs video, kuris nueis viralu per visą pasaulį, milijonus jiems atnešiančią programėlę ar pasaulinį bestselerį, bet vis jiems kažkas sukliudo.
Kartais tai įvyksta automatiškai - mes patys nesuprantam, kaip čia taip gavosi - “dirbau visą dieną, jau vakaras ir jaučiuosi, kad nieko nepadariau”
Vadinasi, esminė užduotis - išvaduoti 80% laiko, per kurį gaunat labai mažą rezultatą. Tiesiog tai prasta ROI. Tai gali padidinti efektyvumą, sumažinti nuovargį ir atsėlinantį beprasmybės jausmą - “ariu, ariu, o darbų kaip nemažėja, taip nemažėja”. Jo tikslas - padėti parodyti tau “didelį vaizdą”
Ką reikia padaryti norint pasinaudoti Pareto dėsniu:
* Susidėlioti į vieną failą visus dienos ar savaitės darbus
* Pamėginti suprasti, kurie 20% darbų surijo 80% laiko.
* Pagalvoti, kaip jais atsikratyti: deleguoti kažkam kitam, atsisakyti, jeigu jie nėra kritiškai būtini, atrasti kitokį būdą juos nudirbti su mažiau laiko.
Ir čia yra pagrindinė Pareto dėsnio bėda - jis yra abstrakcija, tavo laiko planavimo filosofija, šiek tiek primenanti Dobilo iš “Gyvulių ūkio” šūkį - dirbsiu dar atkakliau.
Remdamasis praeitimi jis gali padėti, kad virš galvos tau užsidegtų lemputė - oi, žiūrėkit, ką aš darau ne taip, suformuoti užduotį, ką daryti, bet jis nepasiūlo įrankių, kaip tai daryti.
Todėl pats iš savęs jis didelės naudos neatneš - taip, jūs galite suprasti, kurie darbai darbeliai suėda jūsų laiką, bet sprendimų nepasiūlo. Problemą parodžiau, o toliau jau sukis pats.
Aišku, ekspertai yra pateikę nemažai iš Pareto dėsnio išplaukiančių pasekmių. Štai keletas:
* Mažus rezultatus generuojantiems darbams naudok Tarpines. Tai laikas tarp tavo svarbių darbų, kuriam nereikia didelio susikaupimo - atsakyti į emailus galima geriant kavą tarp svarbių susitikimų, sudėliotus telefono skambučius atlikti važiuojant į arba iš darbo.
* Sumažinti trukdžius. Čia irgi veikia Paretas - 80% trukdžių ateina iš 20% šaltinių. Atraskite juos, o kaip eliminuosite - čia jau ne Pareto, o jūsų problema
Mano atveju viskas labai aišku - tai socialinė media, per produktyviausią laiką reikia ja nesinaudoti ir viskas bus gerai. Lengva pasakyti.
* 20% laiko atneša 80% rezultatų? Pagalvokite, kokiais įgūdžiais tada naudojatės ir kaip juos patobulinti, kad būtumėt geriausias? Rašote tekstus, bet daugiausiai rezultatų ir sėkmės ateina rašant apie maistą? Investuokite į save ir tapkite geriausiu rašytoju apie maistą. 80% rezultatų ateina tada, kai dirbate su Exceliu? Parašykite sau balą - kiek aš geras Excelyje - ir per artimiausius metus gilinkitės į Excelį ir pakelkite tą balą iki maksimumo.
Reziumė: Pareto dėsnis padeda suprasti problemas, duoda peno pamąstymui, kad “reikia kažką daryti”, bet nesuteikia įrankių permainoms, todėl šita technika turėtų būti naudojama kartu su kitomis.
Eisenhauerio matrica
Šita JAV kariuomenės vado ir prezidento Dwighto Eisenhowerio vardu pavadinta technika padeda sudėlioti prioritetus ir teisingai susiplanuoti savo laiką.
Atsispirta nuo šios prezidento citatos
Aš turiu dviejų rūšių problemas - skubias ir svarbias. Skubios nėra svarbios, o svarbios niekada nėra skubios
Matricą sudaro keturios dalys:
* Svarbu ir skubu - darai dabar
* Svarbu ir neskubu - nusprendi, kada tai darysi
* Nesvarbu ir skubu - atiduodi kažkam kitam
* Nesvarbu ir neskubu - ištrini ir pamiršti
Kartais mums sunku atskirti “skubius” ir “svarbius” dalykus. Čia tikrai gali padėti Eisenhowerio matrica.
Vienas būdas atskirti užduotis - paklausti savęs, ar šitas projektas nukentės, jei užduotis nebus atlikta. Svarbios užduotys turės ilgalaikes pasekmes. Skubios užduotys visada turi labai artimoje ateityje esančius deadlainus.
Konkretus pavyzdys: penktadienį dėliojausi savaitgalio darbus ir šita paskaita man tapo “svarbi ir skubi”, nes suplanavęs esu išleisti ją sekmadienį, o naujų dviejų romano skyrių researchas “svarbus, bet neskubus”, nes naujas skyrius suplanuotas dar kitai savaitei.
Kaip naudotis Einsenhowerio matrica:
* Įsivertinti, kurie darbai yra “skubūs”. Paprastai jie turi deadlainą ir tas deadlainas yra 1-2 dienos nuo šiandien.
* Įsivertinti, kurie darbai yra “svarbūs”. Paprastai jie neturi deadlaino, arba deadlainas yra tolimesnėje ateityje ir jie labiau susiję su ilgalaikiu planavimu
Rašydamas pagalvojau, kaip “svarbus” darbas gali virsti “skubiu”. Jeigu jūs vykdote svarbų projektą, kurio pabaiga yra ateityje (pvz. diplominis darbas, naujas romanas, buto remontas, etc.), gali nutikti taip, kad užsiliūliuosite, nieko nepadarysite ir staiga svarbus projektas taps ne tik svarbus, bet užsidegs šikna taip, kad bėgsit per Katedros aikštę rūkstančia šikna ir dūmai kils iki pat Gedimino pilies. Čia cituoju maestro Koršunovą.
Tačiau jeigu paimsite savo svarbųjį projektą ir suskaldysit jį į gabalėlius taip, kad jo dalims galėsit taikyti 1-2 dienų deadlainus, tada drąsiai tokius gabalėlius galite kelti į “svarbu ir skubu” matricos dalį.
Dar vienas akcentas - teisingai dėliojantis “svarbias neskubias” užduotis, “skubių ir svarbių” užduočių gali nebelikti.
Pavyzdys - važiuojant sugedo mašina. Aišku, kad tai yra skubi ir svarbi užduotis. Bet jeigu jūs planuotumėte nuolatinę mašinos priežiūrą servise - “svarbi neskubi užduotis”, tai šitos skubios užduoties sugedus mašinai greičiausiai nebeliktų.
Ekspertai mano, kad būtent antroji - “svarbių neskubių” užduočių - matricos dalis yra esminė. Čia tu fokusuojiesi ne į problemų sprendimą (pirmoji dalis), bet į ateities galimybes ir augimą. Tu aplenki laiką, esi proaktyvus ir gali augintis savo įgūdžius ir energiją.
* Įsivertinti, kurie darbai yra “deleguojami”
Čia aš turiu problemą su Eisenhoweriu taip pat kaip ir su Paretu. Jie teigia, kad darbus galima deleguoti, jeigu jie patenka į kategoriją “nesvarbūs ir skubūs”. O jeigu negalima? Jeigu tu esi vienišas vilkas ir turi tą nesvarbų, bet skubų darbą?
Iš kitos pusės deleguoti gali reikšti ir automatizuoti. Į galvą atėjo paprastas pavyzdys - aš nemėgstu apsipirkinėti kasdienių būtiniausių daiktų. Grumdymasis prekybos centruose, atvažiavimas/nuvažiavimas, parkavimas (dek pragare, Mindaugo Maximos aikštele), vieno trūkstamo produkto paieškos, savitarnos kasos.
Aišku, pasakysit, kad tai yra svarbu, nes jeigu nepirksi maisto, numirsi iš bado, bet čia jau šiek tiek šaržuojama.
Ir aš nekalbu apie tokius specifinius apsipirkinėjimus - kaip važiavimas į Benedikto turgų ar nedidelę mėgstamą mėsinę - čia jau galima traktuoti kaip tam tikrą malonumą.
Tačiau atsiradus Wolt/Bolt paslaugoms - štai puikus pavyzdys, kaip galima sutaupyti krūvą laiko deleguojant. Vietoje dviejų valandų nuo durų iki durų prekybos centre, tu sugaišti 15 minučių programėlėje, o jeigu tai kasdieniai buitiniai pirkiniai tai ir dar mažiau.
Bet jeigu vis dėlto deleguoti nepavyksta, reikėtų pasižiūrėti, ką galima padaryti kitaip:
* Paiškinti kitiems žmonėms, kiek laiko tu gali skirti tokiai gautai užduočiai
* Palikti trečiosios dalies užduotis tada, kai turi mažiausiai energijos ir gali dirbti autopilotu
* Dar geriau išmokti sakyti “ne”
* Įsivertinti, ką galima ištrinti
Čia reikia labai sąžiningai įvertinti savo dienos ir savaitės veiklas - į kelis susitikimus ėjot/zoominotės, kur visiškai nebuvo jokios prasmės, kiek laiko praleidot tuščiai kalbėdami telefonu ar scrollindami Facebooką.
Šiaip rekomenduojama neperkrauti matricos dalių darbais - jeigu matricoje atsiranda daugiau kaip 10 darbų per visas dalis, jau bus sudėtinga viską suvaldyti
Kita įdomi rekomendacija - turėti dvi matricas profesiniams ir asmeniniams tikslams. Bet po to vis tiek turėsi jas pridėti vieną prie kitos ir sulyginti, kad nenutiktų “overbookinimas”, tai čia, ko gero, reikia išsibandyti patiems ir nuspręsti, kas geriau veikia - viena ar dvi.
Pomodoro technika
Ir trečioji technika - pomidorinė. Ją prieš kokius 30-40 metų sukūrė dar vienas italas Francesco Cirillo, matyt, užsižiūrėjęs į virtuvės laiko matuoklį.
Pomodoro technikos esmė - bet kokią užduotį išskaidyti į 25 minučių segmentus ir tuo metu koncentruotis tik į ją. Po 25 minučių yra 5 minučių pertrauka, o po keturių tokių 25 minutinių segmentų ateina ilgoji pertrauka arba užduoties etapo pabaiga.
Teigiama, kad Pomodoro technika taip sukuria skubumo ir motyvacijos jausmą, ji gerai tinka kūrybiniams žmonėms.
Natūralu, kad internetas pilnas mokamų ir nemokamų appsų, kurie pasiruošę padėti tau skaičiuoti tas 25 minutes ir pertraukėles.
Aš asmeniškai esu kurį laiką naudojęs Pomodoro techniką, bet po to užmečiau. Negaliu tiksliai pasakyti, kodėl, nes nelabai ir prisimenu - bet čia yra mano asmeninė bėda, aš imu naudotis daug įvairių įrankių, bet neužtenka motyvacijos ir valios tai daryti nuolat, ir tada laiko planavimo skalėje imu slysti žemyn iki “man užteks ir Google kalendoriaus, o darbus susirašysiu GDocsuose”.
Iš esmės didžiausia Pomodoro nauda turėtų būti dėmesio sufokusavime, kas mums visiems sekasi pakankamai sunkiai.
Pavyzdys - pradėjęs rašyti šitą tekstą aš jau tris kartus kažkodėl tikrinausi Gmailą, du kartus buvau nuėjęs pažiūrėti, ką žmonės komentuoja po mano naujausiu įrašu Facebooke apie VRK komisijos posėdį, vieną kartą pasidariau kavos su pienu, vieną kartą nuėjau patikrinti, ar nereikia įmesti dar malkos į židinį (reikėjo) ir pripyliau du laistytuvus vandens savo antrai pusei, kuri tvarkosi kieme.
Pomodoro turėtų šitą nuolatinį dėmesio praradimą sutvarkyti - 25 minutės nėra tiek daug, kad negalėtų pakentėti visi kiti reikalai, ypač kai tu (ir aplinkiniai žino, juos turbūt reikia informuoti), kad po to seks trumpa pertrauka, kur galima ir kavos pasidaryti, ir malką įmesti, ir laistytuvą pripilti.
Pati esmė labai paprasta, bet dar yra kelios Pomodoro taisyklės:
Sudėtingus projektus susmulkink
Jeigu projektui reikia daugiau nei keturių segmentų (100 min), jį reikia padalinti į smulkesnius žingsnius
Mažytes užduotis sujunk
Jeigu tai kelių minučių užduotis, ji turėtų būti sujungta su kitomis mažylėmis, kol užsipildys bent vienas laiko segmentas - “išrašyti sąskaitą”, “atsakyti į du naujausius emailus”, “perskaityti neilgą darbinį straipsnį”
Niekas negali trukdyti segmento
Nauji emailai, žinutės turi palaukti, į galvą šovusios genialios mintys turėtų būti trumpai kažkur pažymėtos, kad būtų galima grįžti vėliau, todėl visai neblogai šalia kompiuterio turėti bloknotą, kur pakaks brūkštelti tris žodžius.
Planuodamas dieną susiplanuok ir pomidorus
Pasižiūrėk į darbų sąrašą ryte (arba vakare, jei planuoji kitą dieną) ir susižymėk, kiek pomidorų kiekvienam darbui reikės. Sugrupuok arba susmulkink.
Jei planuoji dirbti 8-9 valandas - maksimalus segmentų skaičius turėtų būti 16. Jeigu atrodo, kad viršysi - pažiūrėk, kurią neskubią užduotį gali perkelti į kitą dieną (labas, Eisenhowerio matrica)
Pakeisk pertraukų ritmą
Pasistenk per pertraukas padaryti kažką kito nei darei - jei dirbai su kompiuteriu, pasivaikščiok ar palaistyk gėles, jei dirbai fizinį darbą, pažiūrėk, kas nutiko portaluose ar perskaityk straipsnį kokia nors mėgstama tema, pasidaryk sumuštinį ar pažiūrėk Youtube filmuką.
Natūralu, kad 25 minučių segmentas tik apibendrintas pasiūlymas - tiems, kam reikia ilgesnio kūrybinio proceso, jis gali būti ilgesnis, o kitiems, kurie sunkiai fokusuoja dėmesį - trumpesnis. Bet šiaip jau 25 min yra ta saldi vietelė - sweet spot.
Reziumė
Atrodo, kad visos šitos technikos gerai papildo viena kitą. Paretas leidžia identifikuoti savo bėdas ir kur ištaškoma 80% laiko, Eisenhoweris leidžia paskirstyti savo darbus į skirtingas dėžutes ir fokusuotis į stebuklingąją antrąją dėžutę. Pomodoras leidžia priskirti drausminančius ir motyvuojančius laiko rėmus kiekvienam darbui.
Kaip sakiau, esu pasibandęs su Pomodoro, bet galbūt ir numečiau dėl to, kad neturėjau galvoje ilgalaikio plano. Pabandysiu sujungti šitas technikas ir po kurio laiko pasidalinsiu mintimis, kas čia man gavosi arba kodėl nesigavo.
Kitoje paskaitoje pakalbėsime apie dar tris technikas, o po to pereisime jau prie konkrečių programėlių ir kitų gyvenimo gerinimo instrumentų.
