Dicen que cuidamos los centavos mientras los pesos se nos van por la alcantarilla! Y eso es una verdad enorme! Trabajamos y trabajamos y al final del día vemos una pequeñísima utilidad o peor aún: perdidas! Pero sí vendemos bien!!! Reflexionamos, ¡tenemos bien calculado nuestro costo y nuestra utilidad! Lamentamos.
Pues si!!! Peeeero….normalmente existe por ahí algo oculto en nuestra empresa que nos está mermando las utilidades: Los costos ocultos!
Los costos ocultos en una empresa son costos clandestinos y dispersos en toda la organización, no se le pueden atribuir a un área específicamente, generalmente se piensa que no es posible controlarlos porque normalmente no los vemos, pueden surgir en cualquier lugar y nadie les presta atención porque normalmente contabilidad no lo costea y producción no lo relaciona con pesos y centavos.
Algunos de los principales costos ocultos son los Rechazos y Reprocesos, normalmente van juntos, porque normalmente cuando se detecta una falla no pasa al siguiente proceso (rechazo interno), peor aún! El cliente nos regresa la mercancía porque trae defectos (rechazo externo), en ambos casos hay que corregir (reproceso).
Pongo un ejemplo real:
Estoy haciendo el diagnóstico en una empresa, pregunto al Gerente de ventas:
-¿Normalmente tienen rechazos de sus clientes?
-Si
-¿Cuántos rechazos al mes?
-Quien sabe
-¿Cómo que quien sabe? ¿nadie lleva el control de ello?
-Se me queda viendo el gerente de ventas con cara de cómo para que llevar el control… Y me dice: cuando llega una reclamación del cliente es por correo electrónico vamos por la mercancía se arregla la falla y se devuelve al cliente o cuando detectan la falla a la entrada del almacén ya no nos la reciben, regresa a planta se corrigen los errores y se vuelve a enviar, ya cuando el cliente recibe a satisfacción la mercancía borro el mail, ya se resolvió el asunto… (Ya para entonces estaba yo morada…)
-¿Y no llevan un listado de cuantos de esos rechazos tienen al mes? ¿Y cuánto les cuestan? Vuelvo a preguntar
-No! Acompañado de una mirada entre de ¿y qué importa? ¿y cómo para que?
Les pedí entonces que rescataran la información del mes que estaba corriendo, calcularan el costo del transporte (todos los elementos, gasolina, casetas, tiempo de los choferes y ayudantes, depreciación de los camiones, etc.) de ida y vuelta de la mercancía devuelta (es mercancía de lujo y de gran volumen). El costo del retrabajo (normalmente se tenía que parar el trabajo de las diferentes estaciones de producción para hacer las correcciones al producto o pagar tiempo extra y dejas de hacer la producción normal) y el costo indirecto, re facturar, el tiempo de logística en reprogramar y negociar con los clientes, el costo del material del reproceso… el resultado???? ¡¡¡30% DEL COSTO DE LA VENTA!!!!!!! ¡¡¡¡¡Por eso tenían pérdidas!!!!
Normalmente es lo que pasa en las PYMES. ¿Qué hacemos para identificar los costos ocultos tratándose de estos grandes villanos, rechazos y retrabajos?
* Reconocer que hay rechazos y retrabajos
* Documentar los rechazos y analizar POR QUE sucedió la falla
* Calcular los costos del rechazo y retrabajo
Después viene la tarea de establecer las acciones de mejora y establecerse metas para disminuir los rechazos y retrabajo… de eso hablaremos en un próximo Spot!
