Alur lokakarya yang dirancang untuk sebuah Organisasi Masyarakat Sipil (OMS) bertujuan untuk mengevaluasi kondisi internal dan eksternal secara menyeluruh. Proses ini memfasilitasi pemahaman bersama di antara para peserta tentang posisi organisasi saat ini. Pada akhirnya, lokakarya ini akan menghasilkan peta jalan yang jelas menuju peningkatan kapasitas dan keberlanjutan.
Hari pertama lokakarya dimulai dengan sesi kalibrasi dan kontekstualisasi hasil pra-asesmen. Tujuannya adalah untuk menyatukan pemahaman seluruh peserta mengenai temuan awal yang telah dikumpulkan. Fasilitator memimpin diskusi untuk mengidentifikasi area-area dengan variasi jawaban yang signifikan dan memfasilitasi konsensus di antara para anggota. Proses ini sangat penting untuk memastikan semua pihak memiliki landasan pemahaman yang sama sebelum melangkah lebih jauh.
Sesi berikutnya fokus pada analisis kapasitas teknikal dan fungsional organisasi. Metode yang digunakan adalah kerangka Iceberg Model untuk menggali lebih dalam dari apa yang terlihat di permukaan. Peserta diajak untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang tampak seperti prosedur atau struktur yang tidak efisien, dan kemudian mencari akar masalah yang tersembunyi seperti budaya atau asumsi. Diskusi terstruktur ini membantu mengungkap kompleksitas yang mendasari berbagai isu dalam organisasi.
Analisis mendalam dengan Iceberg Model dilanjutkan di sesi ketiga, di mana peserta berkolaborasi dalam kelompok kecil. Masing-masing kelompok fokus pada area spesifik yang telah diidentifikasi dan mempresentasikan temuannya kepada kelompok besar. Metode ini tidak hanya memperdalam pemahaman, tetapi juga mempromosikan kerja tim dan berbagi wawasan di antara peserta. Seluruh proses ini memastikan bahwa setiap aspek organisasi mendapat perhatian yang layak.
Menuju akhir hari pertama, lokakarya mengarahkan peserta untuk memprioritaskan peningkatan kapasitas. Berdasarkan isu-isu yang terungkap dari analisis sebelumnya, para peserta diajak untuk melakukan curah pendapat dan pemungutan suara. Tujuannya adalah untuk menentukan isu mana yang paling mendesak dan memiliki dampak terbesar jika ditangani. Ini adalah langkah krusial untuk memastikan bahwa upaya peningkatan kapasitas akan difokuskan pada area yang paling membutuhkan.
Hari kedua lokakarya didedikasikan untuk analisis isu strategis menggunakan metodologi Dynamic Facilitation. Pendekatan ini dipilih untuk menciptakan lingkungan yang lebih cair dan tidak kaku, di mana ide-ide dapat mengalir dengan bebas. Seluruh proses pada hari ini berpusat pada empat kertas plano besar yang masing-masing memiliki tujuan berbeda. Penggunaan plano ini membantu mengorganisir pemikiran dan menjaga alur diskusi tetap produktif.
Sesi pertama pada hari kedua dimulai dengan plano CONCERN, di mana semua peserta didorong untuk mengekspresikan kekhawatiran dan keprihatinan mereka. Setiap orang menuliskan kekhawatiran pada post-it dan menempelkannya, tanpa ada diskusi atau penilaian. Metode ini memberikan ruang yang aman dan setara bagi setiap suara untuk didengar. Ini adalah langkah penting untuk memastikan bahwa semua isu, besar maupun kecil, dapat diungkapkan secara transparan.
Selanjutnya, sesi kedua beralih ke plano DATA. Pada fase ini, fasilitator memimpin diskusi yang lebih terfokus untuk mengumpulkan fakta dan data terkait setiap kekhawatiran. Peserta diminta untuk menyumbangkan bukti atau pengalaman konkret yang mendukung kekhawatiran yang telah diungkapkan. Informasi ini dicatat dan ditempelkan pada plano DATA, membantu memberikan landasan faktual untuk setiap masalah. Proses ini memastikan bahwa analisis tidak hanya didasarkan pada perasaan, tetapi juga pada kenyataan yang ada di lapangan.
Setelah data terkumpul, sesi ketiga memasuki fase kreatif dengan plano IDE. Ini adalah momen di mana peserta diundang untuk menghasilkan berbagai gagasan solusi, tidak peduli seberapa "liar" atau "mustahil" ide tersebut. Tidak ada kritik atau evaluasi yang diperbolehkan selama sesi ini, yang mendorong para peserta untuk berpikir di luar kebiasaan. Tujuan utamanya adalah untuk mengumpulkan sebanyak mungkin opsi solusi sebelum menyaringnya.
Hari kedua lokakarya ditutup dengan sesi di mana peserta bersama-sama merumuskan pernyataan masalah. Dengan melihat kembali semua informasi yang terkumpul di plano CONCERN, DATA, dan IDE, mereka menyintesisnya menjadi satu pernyataan yang jelas. Pernyataan ini kemudian ditulis di plano keempat yang berjudul Pernyataan Masalah. Proses ini memastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang inti dari masalah yang akan mereka selesaikan.
Memasuki hari ketiga, fokus lokakarya beralih dari analisis ke perencanaan konkret untuk masa depan. Sesi pertama bertujuan untuk merumuskan "Jalan Perubahan" atau Pathways of Change. Peserta bekerja sama untuk membuat peta jalan yang mendetail, merinci langkah-langkah yang diperlukan untuk mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan. Peta jalan ini berfungsi sebagai panduan visual yang jelas bagi seluruh tim.
Sesi kedua dilanjutkan dengan penyusunan draf rencana pengembangan kapasitas dan keberlanjutan organisasi, yang dikenal sebagai CDS+P. Peserta mengisi templat rencana kerja yang terperinci. Rencana ini mencakup penentuan kegiatan, penanggung jawab, jadwal waktu, dan indikator keberhasilan. Ini adalah tahap penting untuk menerjemahkan strategi menjadi rencana kerja yang dapat diukur dan dieksekusi.
Sesi ketiga lokakarya berfokus pada perencanaan eksperimen organisasi. Ide-ide inovatif yang muncul sebelumnya kini dirancang untuk diuji coba dalam skala kecil. Peserta merumuskan hipotesis, menetapkan metrik keberhasilan, dan merencanakan langkah-langkah eksekusi untuk setiap eksperimen. Pendekatan ini mendorong organisasi untuk terus belajar, berinovasi, dan beradaptasi tanpa harus mengambil risiko besar.
Terakhir, lokakarya ditutup dengan sesi yang bertujuan untuk merangkum semua hasil dan menyepakati langkah tindak lanjut. Kelompok-kelompok mempresentasikan ringkasan kerja mereka, dan fasilitator memimpin sesi refleksi. Komitmen dari seluruh peserta dipastikan, dan rencana untuk langkah-langkah selanjutnya ditetapkan. Secara keseluruhan, lokakarya ini berhasil membawa organisasi OMS dari tahap asesmen yang mendalam ke perencanaan yang konkret dan inovatif.
Demikian isi podcast INIKOPER. Semoga alur seperti ini bisa digunakan atau dikembangkan lebih keren. Sampai jumpa pada edisi berikutnya.
