โจ้ชอบพูดเล่นๆ ค่ะ ว่าตำแหน่งของโจ้ MD นี่ย่อมาจาก Meeting Director คือผู้อำนวยการฝ่าย Meeting คือประชุมเยอะมากค่ะ ประชุมตั้งแต่ตอนทำงานใหม่ๆ ตอนเป็น AE จนทุกวันนี้ก็ยังไม่มีทีท่าจะน้อยลง
Meeting นี่ถ้าแปลตรงตัวเลยคือเราต้องการมาพบกัน แต่ถ้าพบกันเจอหน้ากันแล้วไม่ได้มีจุดประสงค์ชัดเจนนี่คือเสียดายเวลามากๆ เลยนะคะ เช่น ประชุม 5 คน ใช้เวลา 40 นาที นี่เราเสียเวลารวมกันทั้งหมด 200 นาที ยังไม่นับรวมการเดินทางของแต่ละคนเพื่อมาร่วมประชุมอีกนะคะ
ดังนั้นแล้ว โจ้เลยมีกฎเหล็ก (อีกแล้ว) สำหรับไว้เช็คว่าเราควรประชุมไหม ถ้าไม่มีครบตามเช็คลิสต์นี้ โจ้คิดว่าเราสื่อสารกันด้วยวิธีอื่นได้ค่ะ
1. ต้องรู้ว่าประชุมนี้ของงานไหน
2. ต้องรู้ว่าประชุมนี้เพื่อวัตถุประสงค์อะไร
- เพื่อชี้แจงข้อมูล หรือแนะนำตัว
- เพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูล แสดงว่ามีทั้งให้และรับข้อมูล
- เพื่อตัดสินใจอะไรบางอย่าง
- เพื่อรวบรวมความเห็นหรือ brainstorm idea ร่วมกัน
3. ต้องรู้ Agenda ในการประชุม list เป็นหัวข้อ
Agenda มีความสำคัญอย่างไร
- เพื่อประเมินเวลาในการประชุมได้ เช่น 3 เรือ่ง เรื่องละประมาณ 20 นาที
- เพื่อประเมินได้ว่าต้องแจ้งให้ใครร่วมประชุมบ้าง
- เพื่อให้คนร่วมประชุมรู้ว่าต้องเตรียมข้อมูลอะไรมาร่วมประชุมบ้าง
- เพื่อให้คนร่วมประชุมรู้ว่า ต้องเตรียมคำถามอะไร ข้อสงสัยเรื่องไหน
4. ต้องรู้สถานที่ที่แน่นอน
- ต้องรู้อาคาร ชั้น ห้อง คนที่ต้องไปติดต่อเพื่อเข้าอาคาร
5. ต้อง confirm meeting ล่วงหน้าทุกครั้ง อย่างน้อยครึ่งวันก่อนประชุม
ถ้าไม่รู้ 5 ข้อนี้ แสดงว่าที่จริงแล้ว meeting นี้ไม่จำเป็นต้องเกิดก็ได้ อาจจะเป็นการส่ง email โทรพูดคุยก็ได้ค่ะ
ที่น่าสนใจกว่านั้น การประชุมเราเสียเวลามากกว่าระยะเวลาที่กำหนดในการประชุม นั่นคือเสียเวลาไม่ใช่แค่การเดินทางไป แต่หมายถึงการเดินทางกลับด้วย ดังนั้นแล้วอีกตัวเลือกที่น่าสนใจคือการ conference call ค่ะ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาลงได้มาก เอาไว้เรามาคุยกันใน EP หน้าเรื่องการจัด Conference call อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่แตกต่างจากการมาเจอหน้ากันค่ะ
9ijq4a3f
