一套外商都在使用的溝通技巧 – 透過結合「總分總」的說話結構，和「看人說話」的技巧，能夠顯著提升溝通的清晰度和說服力。這不僅適用於募資簡報、任務交辦和工作溝通，也能應用於日常生活之中。
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[這集能回答這些疑問]
想要把話講清楚，可以掌握哪兩個重點？把握總分總的說話結構和看人說話。
為什麼在職場上使用「總分總」的結構來說話，很容易拿到分數？因為可以讓人一聽就懂，留下好印象，並更容易獲得需要的東西。
什麼是「總分總」的說話結構？先總結重點或結論，再分段詳細說明細節和邏輯，最後再進行總結提醒。
在做簡報時，應該先做什麼？先拋出聽眾最在意的事情，例如投資人最關心的回報、可行性和投資金額。
簡報的結尾（最後的「總」）有什麼重要的作用？可以提醒聽眾今天的重點，你需要他做什麼決策，以及接下來的行動，並讓他記住你想要傳達的訊息。
當要交辦任務給下屬時，如何運用「總分總」的結構？先說明要做什麼事情（總），再拆分說明細節，例如海報的內容、風格、顏色、資訊等（分），最後說明希望下屬在何時完成並提出要求（總）。
如果溝通對象沒有用清晰的結構說話，身為聽者可以怎麼做？禮貌地打斷對方，詢問這次談話的目的是什麼，以及希望你做什麼。
如果在郵件中提供一個分析報告供參考，不應該只寫「FYI」，應該怎麼做？應該先講清楚目的是什麼，例如理解即將進入的市場，並說明希望對方採取什麼行動，例如看完後分享想法。
如果發出一個任務，為了確保對方知道如何行動，必須包含哪些資訊？目標、需要對方做什麼，以及預計完成的時間。
在職場上，如果想要建立自己的溝通原則，但自己是新人或位階不高，應該怎麼做？先觀察公司裡有話語權的人怎麼做，學習他們的方式，了解公司文化，再用能被接受的方式逐步設立自己的原則。
在與老闆溝通行銷企畫時，老闆最關心的是什麼？行銷活動能帶來多少額外收益，以及預計花費多少錢來換取這些收益。
為什麼說話要盡可能講清楚，做事要盡可能做好？因為合作不順暢和效率不好的根源，往往在於最初沒有把該做的事情做好。
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[ AI摘要 ]
「總分總」的結構就像一個清晰的路標，首先點明重點或結論（總），讓聽者一開始就知道談話的核心。接著，逐步展開細節，分層次、分主題地進行說明（分），確保邏輯清晰，讓聽者能夠理解來龍去脈。最後，再次總結要點，強調希望對方記住的資訊或需要採取的行動（總），加深印象並引導決策。例如向投資人提案時先點明他們最關心的回報率和可行性
至於「看人說話」，則強調了解你的聽眾，理解他們的立場、角色和真正關心的事物。這樣才能使用他們能夠理解的語言和他們感興趣的內容進行溝通，進而達到說服的目的。例如，向老闆匯報行銷活動時，他們更關心的是活動帶來的收益和成本效益，而不是具體的執行細節。
如果在溝通中遇到對方沒有使用清晰結構說明的情況，可以主動提問，先了解對方的目標和期望。此外，在撰寫郵件時，也應該秉持「總分總」的原則，明確說明郵件的目的和希望收件人採取的行動，避免因為資訊不清而浪費彼此的時間。
我也鼓勵剛進入職場的新人，可以觀察公司裡有話語權的人是如何溝通的，學習他們的技巧，並逐步建立自己的溝通原則，這對於長期的職業發展非常有益。
總而言之，清晰的溝通是提升效率和達成目標的關鍵。透過有意識地練習「總分總」的結構和培養「看人說話」的習慣，我們可以更有效地傳達訊息，減少誤解，並在職場和生活中獲得更好的成果。 即使在AI工具日益普及的今天，掌握這些基本的溝通技巧仍然至關重要，因為AI更像是我們的助手，需要清晰的指令才能發揮其效用。 因此，不妨從現在開始，在各種情境中嘗試運用這些方法，逐步提升自己的溝通能力。
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[ 提醒 ] 節目內容皆為個人觀點，請自行查證並思考後，為自己的決策負責
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