Imagina...
- Imagina que estás cansado, son las 11 de la noche y te vas a la cama.
- Pones el despertador a las 7:00. 8 horas para dormir.
- A las 12:15 tu pareja, (que se quedé viendo una peli) se mete en la cama y te despierta sin querer.
- Tardas unos 20 minutos en volver a dormirte.
- Dos de la mañana, tu hijo pequeño se viene a la cama con ustedes porque tiene miedo.
- Te vuelves a despertar y otros 20 minutos para dormirte porque además tu hijo no deja de moverse hasta encontrar la postura.
- 6 menos cuarto de la mañana, tu pareja de despierta de repente agitando el hombro y diciendo que ha escuchado un ruido muy fuerte (tu ni te enteraste de lo dormido que estabas).
- Te levantas, y todavía medio sonámbulo, ves que el cuadro que colgaste hace dos días en el salón, está en el suelo, menos mal que no tenía cristal, piensas y vuelves a la cama.
- Te consigues dormir a las 6:10, queda menos de una hora para que suene el despertador.
- 7:00 de la mañana, apagas el despertador y sigues durmiendo, porque a pesar de que llevas 8 horas en la cama, no has podido dormir.
- Te terminas levantando a las 8:00, pero cansado y de mal humor.
- 3 Interrupciones más bien cortas, han hecho que pierdas una hora de sueño (20 minutos 3 veces) y además tienes mal cuerpo por no poder dormir del tirón, por mucho que te hallas quedado una hora más en al cama.
Ahora imagina...
- En vez de cansancio, tienes mucho trabajo.
- En vez de las 11 de la noche, son las 8 de la mañana.
- Y en vez de a la cama, llegas a la oficina.
- También tienes por delante 8 horas.
- Pero tu pareja es en realidad tu jefe, que se acerca a tu mesa a preguntarte cosas.
- Y en lugar de tu hijo, tienes notificaciones de email, de chat, de móvil...
- En el primer ejemplo, sólo 3 interrupciones te fastidiaron la noche.
- ¿Cuántas interrupciones tienes en el trabajo?
- "No es lo mismo porque en volver a dormirte tardas más".
- En el ejemplo, 20 minutos en volver a dormite.
- Cuando estamos concentrados en una tarea y nos interrumpen, tardamos de media 23 minutos en volver a concentrarnos.
Trabajar es como dormir
- Si queremos hacerlo bien, debemos evitar las interrupciones.
- Sino, trabajaremos mal, cometeremos más errores, tardaremos más en hacer las cosas (horas extra) y tendremos estrés.
También en lo de las "fases"
- "Aunque no hubiera interrupciones, puedes dormir 8 horas del tirón, pero no puedes estar 8 horas seguidas trabajando".
- No dormimos del tirón. El sueño tiene fases:
- Sueño ligero
- Sueño profundo
- Luego otra vez ligero
- Fase REM, cuando soñamos y movemos los ojos.
- Otra vez ligero
- Profundo.
- ....
- Y así nos pasamos toda la noche.
- En un trabajo sin interrupciones pasaría lo mismo:
- Trabajo ligero (email, hablar con compañeros, llamadas...)
- Trabajo profundo (concentrados en algo complejo)
- Descansos (ir al baño, parar para comer, hacerse un café mientras hablas del fin de semana....)
- No podemos estar más de 45-60 minutos seguidos concentrados en algo complejo.
- Organicemos nuestras tareas complejas en periodos de 45 minutos.
- Luego, dedicamos 10 minutos a contestar email, o devolver una llamada.
- Y 5 minutos para desconectar, ir al baño, meternos en redes sociales, contestar un whatsapp personal...
- Volvemos a la tarea compleja.
- Que si no tenemos más tareas complejas que hacer, podemos estar 1 hora contestando emails o asistir a una reunión.
- Charla TED: ¿Por qué no se trabaja en el trabajo?
¿Cómo evito las interrupciones?
Notificaciones y llamadas
- No podemos controlar quién, cuándo ni cómo nos van a interrumpir, pero podemos ignorar la mayoría de ellas:
- Desactiva las notificaciones de todos los software en todos los dispositivos.
- Email.
- Chats tipo slack, o teams.
- Modo silencio o no molestar en móvil y tablet.
- Tampoco cojas el teléfono cuando suene. Si es urgente de verdad volverán a llamar insistentemente.
- Elige ciertos momentos de la jornada laboral, en los que revisar y contestar emails, mensajes y llamadas.
- Si tienes mucha cantidad, esos momentos durarán más, pero no interrumpirán un momento de concentración.
- "Eso es muy bonito, pero si me escribe o llama mi jefe, lo tengo que atender".
- Hoy en día casi todos los teléfonos y software de mensajería tienen filtros para que de ciertas personas si te lleguen notificaciones/llamadas.
- Si son los clientes los que te interrumpen, pon horarios de atención al cliente, aunque seas autónomo, y prioriza la comunicación asíncrona, email y chat, en lugar de llamada.
Establecer horarios y comunicarlos
- No podemos contestar emails, chats y llamadas cuando queramos.
- La comunicación es importante, y puede que un compañero no pueda hacer su trabajo hasta que le contestes.
- Estable unas franjas de tiempo en tu calendario y hazlas públicas.
- En esas franjas de tiempo siempre contestarás al teléfono, contestarás email y revisarás los chats.
- Si un compañero te necesita, sabe que en esas horas lo atenderás inmediatamente.
- Acuerda en tu empresa qué medio de comunicación se usa para cada cosa y con rapidez se espera una respuesta. Por ejemplo:
- Email para comunicaciones que no necesiten respuesta, o que la respuesta pueda esperar hasta 24 horas.
- Chats para comunicaciones que vayan a tener varias réplicas (tipo conversación), y que la respuesta pueda esperar 2-3 horas.
- Llamada para cosas muy complejas de expresar escribiendo o que son urgentes.
- Muy importante: respeta las franjas de tiempo de los demás y sé el primero que elige el medio de comunicación adecuado en cada caso.
¿Y si vienen a mi mesa?
- Una de las principales ventajas del teletrabajo, es que no te pueden interrumpir en persona.
- Si estás en la oficina el truco suele ser ponerte auriculares aunque no estés escuchando nada, para dar a entender que estás ocupado.
- Si tomos somos consciente de lo que suponen las interrupciones, nos interrumpimos menos.
- También podemos mirar el calendario antes de ir a la mesa de un compañero si no es algo verdaderamente urgente.
- Jason Fried en su charla TED, propone que al igual que existen los viernes casual, se establezcan los jueves por la tarde en silencio.
Consejo final
- Hay muchas técnicas y software de productividad:
- Listas de tareas
- Pomodoro
- GTD
- Timebloking
- Inbox Zero
- ...
- Cuando le explico a amigos y compañeros de trabajo alguna de esas técnicas, las mayoría me dicen que su problema no es la falta de organización, sino la falta de tiempo.
- En general, pensamos que nos falta tiempo porque tenemos mucho trabajo.
- Y no nos planteamos que la cantidad de trabajo puede ser correcta, pero es el tiempo el que se nos vá en interrupciones.
- Saber gestionar las interrupciones, es más sencillo que aprender una nueva técnica o un nuevo software.
- Y también es la base para todas las demás técnicas que queramos aplicar.
- Aunque no seas muy organizado, cuando te pones con algo importante, lo terminas.
- Las demás técnicas te ayudarán a priorizar, a no olvidar, a estar menos estresado....
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AVISO: Este post es sólo un apoyo al audio del podcast. Leerlo de forma independiente podría llevar a conclusiones incompletas o incluso opuestas a las que se quieren transmitir.