- Nomenclatura de archivos, codificación de documentos, convención o convenio de nombres...
- EUBIM 2021 - Nomenclatura en Proyectos BIM - Norena Martín
- Nueva configuración de estándar de nomenclatura en BIM360
- https://constructionblog.autodesk.com/autodesk-workflows-iso-19650/
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- Introducción Entorno Común de Datos
- Uso de BIM Collaborate Pro (antes BIM360 Docs, Design y Coordinate)
- Gestión de BIM Collaborate Pro (antes BIM360 Docs, Design y Coordinate)
- Implantar un CDE en una empresa
- Compra y gestión de licencias
- Gestión y soporte masivo de usuarios
- Gestión masiva de proyectos
- Creación de cuadros de análisis de uso
- Configuración de sincronización entre plataformas de CDE
Por qué usar nomenclaturas
- Cuando hace 20-30 años se trabajaba todo en papel:
- Portadas y encabezados en documentos.
- Carpetas
- Archivadores de cartón, o muebles "Archivador".
- Con los archivos digitales hay que ser igual de ordenado.
- Garantizar que siempre vas a encontrar un archivo que sabes que existe.
- Garantizar que sea posible descubrir archivos que no sabes que existen.
- Poder hacer ambas cosas en el menor tiempo posibles (segundos o como mucho pocos minutos).
- Es tan importante que hoy en día hay:
- Estudios de gestión documental (ciclos, carreras y másteres)
- Software de Gestión documental.
- Muchas normas ISO sobre gestión documental.
- Pero la mayoría de las personas trabajan en PYMES, y "sólo" con miles de documentos, no cientos de miles.
- Sólo cuentan con dos herramientas para tener ordenados los archivos:
- Estructura de carpetas (la versión digital de las carpetas y archivadores).
- Nombre de los archivos (la versión digital de portadas y encabezados).
- Gracias a las "nubes", en la última década se han simplificado:
- Copia de seguridad.
- Control de versiones.
- Compartir archivos fuera de tu PC o tu red local.
- Control de permisos de acceso y edición.
El problema
- Todos los usuarios pueden poner el nombre de archivo quieran y ponerlo en la carpeta que quieran (de las que tienen permisos de edición).
- Hay personas ordenadas y personas desordenadas.
- Dentro de las personas ordenadas, hay distintos criterios.
- Hay empresas ordenadas y empresas desordenadas.
- Dentro de las empresas ordenadas, hay distintos criterios.
- Esto es un problema cuando tienes que colaborar de forma intensa con otra empresa.
- O en nuestro sector con el enfoque de Entorno Común de Datos.
- No es eficiente tener un sistema interno y otro para el cliente.
Qué dicen las guías y estándares BIM
- Todas las guías y estándares BIM dicen que un sistema de nomenclatura de archivos es importante y necesario.
- Sólo algunas entran a definirlo en detalle y generalmente sólo para los archivos de modelos 3D y subelementos como vistas, capas, familias...:
- En 2007, la PAS1192 incluía una detallada forma de nombrar carpetas, archivos (todo tipo de archivos) y "capas".
- 13 páginas en total. (la PAS tenía 38).
- 12 campos separados por guiones medios.
- En archivos 7 obligatorios y 3 opcionales.
- Este sistema es el que usa casi calcado PlanBIM Chile.
- Quitan clasificación y añaden descripción.
- La PAS ya no está disponible, pero en PlanBIM Chile pueden descargar gratis su versión.
- En 2012, la PAS1192-2, se hace referencia a la primera PAS y define:
- Ya no menciona las carpetas.
- Añade un par de códigos para el campo tipo.
- Recuerda que los campos de estado y revisión son en realidad metadatos que sólo deben ir en el nombre si no se dispone de un gestor de archivos que soporte metadatos.
- En 2018 aparece la ISO19650-2
- No define nomenclaturas concretas, al parecer para no entrar en conflicto con los sistemas existentes en cada país.
- Sólo establece 3 requisitos:
- Cada archivo debe tener un identificador (nombre) ÚNICO, basado en reglas y compuesto por campos separados por un limitador.
- Cada campo del nombre debe tener una codificación también basada en una regla.
- Además del nombre, cada archivo debe tener 3 metadatos:
- Estado, revisión y clasificación.
- Los mismo que en la PAS eran opcionales.
- Una década después ya no se contempla que el software de gestión de archivos no pueda gestión metadatos.
- Es más, estos 3 requisitos están en el apartado de requisitos del CDE.
El anexo nacional británico al rescate
- Desarrolla los 3 requisitos de: nombre único, campos codificados y metadatos.
- Oh casualidad, los 7+3 campos de la PAS del 2007.
- Los 3 opcionales se convierten en los 3 metadatos.
- Aunque si el archivo va salir del CDE, deberían añadirse estos 3 metadatos como sufijos en el nombre.
- En febrero de 2021 sacaron una revisión del anexo nacional:
- Eliminan los requisitos de caracteres mínimos y máximos de cada campo, y simplemente recomiendan que sean lo más cortos posibles.
- Cambian el nombre a 4 de los campos, y de esos, a 2, los códigos a usar.
- Los códigos del metadato Estado, cambian y se simplifican para encajar mejor con la ISO19650-2.
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Definición de los campos
- Separados siempre con guion medio.
- Sólo para archivos (ni carpetas, ni capas, ni objetos...)
- El cliente, en acuerdo con los proveedores principales definen a qué tipos de archivos aplica.
- En cada proyecto, el número de caracteres debe ser el mismo para cada campo.
Nombre
- Proyecto
- Identificador común del proyecto
- Si es un proyecto por fases o que engloba varios proyectos, se pueden incluir en este código.
- Lo más corto posible.
- Autor
- Identificador único para la empresa responsable de generar el archivo.
- El arquitecto ha subcontratado a un infografista externo.
- Si el infografista aparece en los cronogramas como responsable de la tarea de generar las infografías, va él. Sino iría el arquitecto.
- Lo más corto posible.
- División funcional
- En proyectos que estén divididos física o conceptualmente en grandes grupos, con cuál de estos grupos está relacionado el archivo.
- Estructura Bajo rasante, estructura sobre rasante, envolventes y cubiertas, sistema eléctrico, particiones y acabados....
- Lo más corto posible.
- ZZ para múltiples funciones, XX si no aplica.
- Si son 3, pues ZZZ o XXX.
- División espacial
- Si el archivo está relacionado con un nivel en concreto, o con un tramo en concreto del proyecto.
- También un edificio o estación, o ala de un edificio, zona de parking, etc
- Lo más corto posible.
- ZZ para múltiples funciones, XX si no aplica.
- Si son 3, pues ZZZ o XXX.
- La combinación de división funcional y espacial deberían reflejar la estrategia de federación del proyecto.
- Forma
- Tipo de información contenida en el archivo.
- Según ISO 29845.
- Se puede ampliar con códigos específicos del proyecto.
- 1 Carácter:
- D - Dibujo
- G - Diagrama
- I - Imagen
- L - Lista
- M - Modelo
- T - Texto
- V - Video/Audio
- No confundir con formato:
- Dibujo: dwg, pdf, jpg...
- Modelo: ifc, rvt, dwg, nwc...
- Imagen: png, jpg, gif...
- Disciplina
- A qué disciplina pertenece el archivo.
- A - Arquitectura
- B - Arquitectura técnica (Building surveying)
- C - Ingeniería civil
- D - Demoliciones
- E - Ingeniería eléctrica
- F - Gestión de activos (Facility)
- G - Ingeniería del terreno (Ground engineering)
- H - Ingeniería de carreteras y transportes (Highways...)
- L - Paisajismo
- M - Ingeniería mecánica
- O - otras disciplinas
- P - Ingeniería en salud pública (Public...)
- Q - Mediciones y presupuestos
- R - Project management
- S - Ingeniería estructural
- T - Planificación urbana y rural, y control de la construcción (Town...
- W - Ingeniería del agua
- X - No aplica disciplina
- Y - Levantamiento topográfico
- Z - Múltiples disciplinas
- Z para múltiples disciplinas. X si no aplica.
- 1 caracter, se puede ampliar a dos.
- Número
- Número para diferenciar archivos con la misma codificación en el resto de campos.
- Si se deciden 3 caracteres, hay que rellenar con 0 para que siempre sean 3 caracteres.
- También es un campo obligatorio.
Atributos o metadatos
- Estado
- Trabajo en curso S0
- Compartido
- S1 - Compartido para coordinación
- El que recibe el documento tienen que cotejarlo con los suyos propios.
- S2 - Compartido para información
- El que recibe el documento no tiene que hacer nada en concreto con los suyos propios.
- S3 - Compartido para revisión y cometarios del equipo
- El que recibe el documento debe revisarlo y comentarlo activamente.
- S4 - Compartido para revisión y autorización del contratista principal.
- S5 - Compartido para revisión y autorización del cliente
- Publicado
- A1 - Documento aprobado y revisado.
- el numero después de la A es para indicar a que fase del proyecto de las 7 que definen los británicos, pertenece el documento.
- Revisión
- Versión de archivo, dividida en dos partes:
- Cada vez que le damos a guardar a un archivo
- Cada vez que compartimos una nueva versión del archivo.
- P03.45: Estoy trabajando en la que será la tercera vez que entrego el documento, y he guardado ya 45 veces.
- Los dos decimales sólo tienen sentido en la zona privada donde estamos trabajando.
- Cuando lo compartes es la revisión P03 a secas.
- Cuando se aprueba definitivamente sería la C01.
- Clasificación
- Para indicar el contenido del archivo (no el tipo de contenido, sino el contenido en sí).
- Tabla PM - Project Management de la Uniclass 2015
¿Qué pasa con la Descripción?
- La norma EN 82045-2: Gestión de documentación, dice que el identificador único de un archivo de estar separado de su descripción.
- Plataformas como BIM360 o Google Drive vienen con el atributo Descripción creado por defecto.
- El anexo británicos dice que la descripción sería un atributo más.
- Es libre por lo que no necesita reglas ni codificaciones.
- En teoría, al usar una clasificación, la descripción pierde utilidad.
- La realidad es que Uniclass está en constante evolución.
- No siempre hay una clasificación que englobe el contenido de un archivo.
- Debes ir a un peldaño superior, pero es más genérico.
- Hay muchos países que no tienen clasificaciones, o si las tienen, no hay una tabla específica para tipos de archivos.
BuildingSmart España
- Se basan en Anexo nacional británico de 2018.
- Se publicará el 29 de junio.
- Pequeños cambios en los nombres y significados de los campos de División funcional y espacial, y forma.
- No contemplan el metadato clasificación y a cambio meten el Descripción como un campo del nombre, pero opcional.
- No eliminan "los decimales" al compartir el archivo.
- No reinician el numero de revisión cuando el documento se aprueba.
- En el estado publicado tendríamos la revisión 3.45 aunque sólo se haya aprobado un documento.
Demasiados campos en proyectos pequeños
- 7+3 campos pueden ser necesarios en una línea de metro, un hospital grande o un aeropuerto.
- En un edificio de 30 viviendas o en un centro cultural:
- Nos obligaríamos a tener nombres con muchas ZZ y XX.
- Incluso en proyectos medianos, las divisiones funcionales y espaciales sólo se usarían en archivos de modelos.
- No se hace un presupuesto de la planta 7 o una justificación de cálculo sólo de la rampa.
- Autor y disciplina serían prácticamente redundantes.
- Seguramente no haya presupuesto para un entorno común de datos con gestión de atributos/metadatos.
- Estado: con los conceptos clásicos, de trabajo, compartido y publicado sería suficiente.
- Definitivamente Clasificación no aportaría nada respecto a una descripción.
Recomendación en proyectos pequeños
- Proyecto - Disciplina - Descripción
- En la disciplina puedes meter también la zona en el caso de archivos de modelado
- ARQ01, ARQ02 etc.
- Que es una memoria, sólo ARQ.
- El número como parte de la descripción
- También puede ser una fecha en formato AAMMDD o AAMM.
- Podemos hacer unas descripciones/tipos "estándares"
- No hay más de 300 documentos diferentes en un proyecto pequeño.
- La mitad si quitas los relacionados con licitaciones y contratos.
- Ponle siempre la misma descripción a cada uno y tendrás una clasificación de facto.
- Todos los campos siempre obligatorios, que lo tiene que entender una máquina.
- Estado como estructura de carpetas.
- Si vas a mandar el archivo fuera del CDE, estado en el nombre.
- Si además de la descripción quieres clasificación, como carpetas también.
- Versión, la que viene con Google Drive, Dropbox, etc.
- No inventes campos como fase, aprobado, etc,
- Aunque simplifiques, usa siempre en estándar británico que es el más "estándar".
Volvemos después del verano
- Volvemos el 5 de septiembre de 2021.
- 11 semanas de parón, que serán 7 de descanso porque en agosto empezaré a preparar episodios y patrocinios.
- Un parón más largo que otros años pero tengo una mudanza y un cambio de trabajo por medio.
- Si están interesados en patrocinar el podcast, ya están abiertas las fechas de septiembre a diciembre.
- Casi 10.000 descargas mensuales.
- Con 3-4 patrocinadores se gastan las fechas así que no lo dejen pasar.
¿Quieres escuchar otro episodio? Los tienes todos en la sección de Podcast de esta web.
AVISO: Este post es sólo un apoyo al audio del podcast. Leerlo de forma independiente podría llevar a conclusiones incompletas o incluso opuestas a las que se quieren transmitir.