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In dieser Folge von „Go Crazy – Alles aus der Schublade“ gehe ich der Frage nach, warum Notion für viele zwar ein attraktives, flexibles Tool ist, aber für echtes Wissensmanagement an entscheidenden Stellen an seine Grenzen stößt. Notion wird von Coaches oft als All-in-One-Lösung für Business Management verkauft – doch wenn wir genauer hinsehen, wird klar: Für vernetztes Denken und langfristige Nutzbarkeit von Wissen gibt es bessere Wege. Wer ernsthaft über Notion Alternativen für Wissensmanagement nachdenkt, sollte sich zunächst klar machen, welche Probleme in der täglichen Arbeit überhaupt gelöst werden müssen.
Ich erzähle von meinen eigenen Erfahrungen mit Notion – einem Tool, das ich schätze und für bestimmte Zwecke noch immer nutze. Gerade wenn es darum geht, schnell Inhalte online zu stellen, einfache Berechnungen in einer Datenbank vorzunehmen oder Kundenlisten zu führen, ist Notion praktisch. Doch im Bereich Wissensmanagement zeigt sich ein strukturelles Problem: Notion fördert die Ablage von Wissen in Silos und zwingt uns in eine hierarchische Denkweise.
Ein klassisches Beispiel: Wir lesen ein Fachbuch, erstellen Notizen dazu und ordnen diese einer Überschrift zu, die dem Buch oder Kapitel entspricht. Das Ergebnis ist eine lineare, themenbezogene Sammlung, die nur funktioniert, wenn wir Jahre später genau wissen, wo wir etwas einsortiert haben. Die Realität sieht anders aus – oft erinnern wir uns an den Kontext, in dem wir das Wissen aufgenommen haben. Vielleicht war es ein Geschenk, ein Tipp oder ein Urlaubsmoment. Diese Erinnerungsanker finden in Notion kaum Raum.
Das führt zu dem, was ich das „Perlenkettenproblem“ nenne: Wir konsumieren Inhalte so, wie sie uns präsentiert werden – These, Beleg, nächste These, nächster Beleg. Es bleibt kaum Gelegenheit, den eigenen Gedanken Raum zu geben oder offene Fragen zu notieren. Und wenn wir solche Fragen doch festhalten, stehen wir vor einem organisatorischen Dilemma: Gehören sie zur Quelle oder zu einem anderen, völlig unabhängigen Projekt?
Genau hier setzen meine fünf Fragen an, die ich mir zu jedem Wissenshäppchen stelle – unabhängig davon, ob es aus einem Buch, einem Artikel oder einem Gespräch stammt. Diese fünf Fragen sind ein Werkzeug, das in jeder Alternative zu Notion integriert werden kann, um den Wert von Informationen zu erhöhen.
Erstens: An was erinnert mich das? Diese Frage öffnet sofort neue Assoziationsräume – zu Personen, Projekten oder gegenteiligen Meinungen. Zweitens: Welche Geschichte fällt mir dazu ein? Storytelling verknüpft Fakten mit Emotionen und macht sie leichter erinnerbar. Drittens: Was möchte ich dazu noch wissen? So werden Lücken sichtbar, die als Ausgangspunkt für weitere Recherchen dienen. Viertens: Warum ist mir das wichtig? Die persönliche Relevanz bestimmt, wie und wo Wissen später wieder auftaucht. Fünftens: Was will ich damit tun? Ob direkt umsetzen oder für später aufbewahren – diese Entscheidung macht aus totem Wissen gelebte Praxis.
Eine echte Notion Alternative im Wissensmanagement muss es ermöglichen, diese fünf Fragen flexibel und vernetzt zu beantworten, ohne dass Inhalte in starren Strukturen verschwinden. Mein bevorzugtes Bild dafür ist ein großer Tisch voller Zettel, auf dem jedes Wissenselement gleichberechtigt liegt und durch Verknüpfungen mit anderen verbunden ist. Keine Ordner, keine verschachtelten Ebenen – nur ein Netz aus Ideen, Fragen und Anwendungsmöglichkeiten.
In der Folge zeige ich, wie ein solcher Ansatz nicht nur das Speichern, sondern vor allem das Weiterdenken von Wissen erleichtert. Es geht nicht darum, möglichst viele Informationen zu sammeln, sondern darum, aus jedem neuen Stück Wissen maximale Wirkung zu ziehen. Das ist der Unterschied zwischen Wissenshortern, die Silos füllen, und Wissensverknüpfern, die lebendige Netzwerke aufbauen.
Wenn dich das Thema interessiert und du wissen möchtest, wie du dein eigenes Wissensnetz aufbauen kannst – unabhängig vom Tool – lade ich dich ein, dir die Wiki-Noten anzusehen. Dort arbeiten wir gemeinsam daran, Wissen aus Silos zu befreien und in ein wertvolles, wachsendes Netz zu verwandeln.
