Ing. David Lara Cervantes, Comimsa.
¿Qué es la Firma Electrónica Avanzada?
Para entender un poco el concepto de firma electrónica avanzada, es preciso diferenciarla de la firma electrónica simple.
La firma electrónica simple se define como los datos en forma electrónica lógicamente asociados a un mensaje de datos a través de cualquier tecnología,que identifican al firmante o autor en relación con el mensaje de datos e indican que el firmante aprueba la información contenida en éste. En ese sentido, un
ejemplo de firma electrónica simple es el escaneo de la firma autógrafa del firmante, que puede adjuntarse como imagen en un documento o correo electrónico, o bien, otro ejemplo es el uso del lápiz electrónico para recabar la firma autógrafa al realizar operaciones comerciales presenciales.
Ahora bien, la firma electrónica avanzada se define como el conjunto de datos y caracteres funcionalmente asociados a un mensaje de datos, generados por medios electrónicos bajo exclusivo control del firmante, de manera que están vinculados exclusivamente al él mismo y al mensaje de datos a los que se refiere.
Por tanto, mientras que la firma electrónica simple nos permite identificar quién es el presunto autor del mensaje de datos y crear una relación lógica entre el mensaje de datos firmado y su autor (autenticación); la firma electrónica avanzada nos ofrece la posibilidad de asegurar que el remitente no pueda negar la autoría o emisión del mensaje de datos (no repudio), que cualquier alteración al mensaje de datos o a la firma del mismo sea detectable (integridad), y por último y en su caso, mantener de manera confidencial el contenido del mensaje de datos (confidencialidad).
Hasta cierto punto el concepto de firma electrónica avanzada resulta ser un poco abstracto y de difícil entender, sin embargo, una vez comprendido, sus usos y beneficios son altamente tangibles.
¿Cuáles son algunos usos y beneficios de la firma electrónica avanzada?
Por las características mencionadas anteriormente, entre los usos podemos mencionar:
1. Firmado de documentos electrónicos generados en diversos trámites.
2. Comunicaciones y transacciones seguras punto a punto.
3. Seguridad y legalidad para correos electrónicos.
4. Autenticación robusta en diferentes portales o sistemas de información.
Entre los beneficios se pueden mencionar:
1. Certeza y legalidad a todos los trámites electrónicos.
2. Agilización de procesos y reducción de tiempos de respuesta en trámites.
3. Reducción de costos, por uso de papel y los derivados por almacenamiento del mismo.
4. Productividad se incrementa sustancialmente.
¿Cuál es el uso de la firma electrónica en el mundo?
Hay muchos países que ya cuentan con legislación en materia de firma electrónica y que fomentan las transacciones comerciales a través de ella. Podemos
mencionar a Alemania que desde 1997 publicó su legislación siendo de los primeros países en hacerlo. España también es de los avanzados en esta materia.
En América, los que actualmente usan masivamente la firma digital son Estados Unidos, Canadá y Chile por mencionar algunos.
En la Unión Europea han homologado una legislación para que las firmas electrónicas se reconozcan y tengan un marco legal común dentro de los países miembros. Lo anterior ha facilitado el llegar a acuerdos y transacciones económicas y legales que permiten crecimiento y desarrollo de las empresas involucradas. El intercambio comercial, industrial, científico y tecnológico nos lleva hacia este tipo de interacción.
¿Cuál es la situación actual de México en cuanto el uso de la firma
electrónica avanzada?
En México la primera dependencia en utilizar e implementar la firma electrónica avanzada, mejor conocida como FIEL, fue la Secretaría de Administración Tributaria, con el fin de hacer eficientes sus procesos tributarios. Ésta es la entidad certificada y autorizada para emitir la firma digital. Actualmente el IMSS también ha incorporado el uso de la FIEL en el aspecto de recaudación de cuotas obrero patronal, afiliaciones, movimientos de trabajadores, etc. Otras dependencias de gobiernos municipales, estatales y gobierno federal la han implementado para dar agilidad a trámites burocráticos. Por ejemplo el gobierno del estado de Guanajuato fue el primero en implementar el uso de la firma electrónica para la prestación de
servicios públicos, obteniendo muy buenos resultados en dicha implementación. A este gobierno se le han sumado otros estados entre ellos Guerrero, Sonora, Chiapas, Jalisco y Yucatán.
Esto es lo ahorita que se hace, sin embargo, aún hay mucho que hacer en cuanto al estímulo, aceptación y aplicación de la firma electrónica avanzada por los ciudadanos en general y la iniciativa privada.
En nuestro país no se usa la firma electrónica avanzada por falta de confianza y credibilidad. Es un problema cultural de querer tener un respaldo impreso, o un papel que nos da seguridad de lo acordado, esto ha frenado el uso de este mecanismo de autenticación electrónico. Otro problema es el rechazo a la fiscalización, como el SAT fue quien inició la FIEL para mejorar el sistema tributario, los ciudadanos no les gusta ser fiscalizados por lo cual tienen una imagen negativa de ella.
Otro problema es no contar con la plataforma tecnológica para implementarla.
¿Qué se requiere para que sea aceptada y se use masivamente en todas las actividades del ámbito económico, profesional y civil?
Lo que se requiere para hacer un uso masivo de la firma electrónica avanzada son tres elementos:
1) una plataforma tecnológica o de “know-how” (saber cómo),
2) una plataforma operacional, y por último
3) una plataforma o ámbito jurídico.
Las primeras dos se pueden considerar “resueltas” ya que son un asunto de “implantación” para las organizaciones o individuos que no la tengan. Y la tercera ya se encuentra regulada por la Ley de Firma la Firma Electrónica Avanzada publicada en el Diario Oficial de la Federación el 11 de enero de 2012. Entonces ya contamos con el escenario completo para que la firma pueda ser usada en todos los ámbitos y poder incrementar nuestra productividad.
Ahora hay que difundir y educar tanto a las personas como a las empresas pequeña, mediana y grande de las ventajas que se obtienen de usar firmas electrónicas en las transacciones cotidianas. Cuando ellos cambien el “chip” que ésta agiliza trámites, reduce costos, da seguridad a las transacciones, podrán ver el incremento en la productividad y su competitividad se verá favorecida.
¿Qué implicaría para las pequeñas, medianas y grandes empresas?
Cualquier empresa puede implementar este tipo de “sistemas” en su organización sólo necesita:
1). Contratar los servicios de una autoridad certificadora para la generación de certificados digitales de los empleados. En estos casos es práctico aprovechar la infraestructura del SAT, ya que la emisión de los certificados de Clase 3 es gratuita. Un certificado clase 3 es aquel que es emitido por una entidad certificada (en este caso el SAT), que valida nuestros datos personales con documentos oficiales, y además toma nuestras huellas dactilares.
2). Verificar que los servidores de correo utilizados (propios o de terceros), tengan habilitada la opción de firmado y cifrado de los correos electrónicos transmitidos/recibidos.
3). Contratar los servicios de un tercero para la firma y certificación electrónica de documentos, así como los servicios de bóveda electrónica para su conservación.
4). Sensibilizar y capacitar adecuadamente a los usuarios en el uso de esta tecnología.
¿Qué tenemos que hacer para poder interactuar a nivel mundial?
En las condiciones actuales, la interacción en mercados globales implica realizar comunicaciones y transacciones de manera electrónica, es decir no se requiere nuestra presencia física; cada vez es más frecuente hacer órdenes de compra electrónicas, facturación, contratos, demandas, etc. Así como ya mantenemos
comunicación directa a distancia mediante correos electrónicos, redes sociales, páginas electrónicas, etc.
México es un país joven, donde su población mayoritaria ya utiliza dispositivos electrónicos. Debemos concientizar a esta población de los beneficios del uso de la firma electrónica avanzada, que a través de ella hay seguridad en autenticar al
firmante y el documento, es inviable falsificarla, por lo tanto evitamos la corrupción.
Así mismo la iniciativa privada que ya cuenta con procesos administrativos automatizados, puede ver el plus de implantar la FIEL al fin de sus procesos para incrementar productividad y competitividad en interacción con otras empresas.
En Comimsa, ¿Tienen implementado el uso de la firma electrónica avanzada en sus procesos administrativos?
Por supuesto, con la modelación y automatización de procesos y la implantación de la firma electrónica avanzada, Comimsa ha logrado mejorar la eficiencia de sus procesos administrativos. Puedo mencionar que se logró un ahorro del 90% en el costo por ciclo de proceso versus el costo de las operaciones manuales. Se redujo en 90% el tiempo de respuesta (mayor rapidez) en la autorización de operaciones administrativas, al hacer posible que los tomadores de decisiones las autoricen desde cualquier parte del mundo a través de su “smartphone”, 24 horas, 7 días a la semana, eliminándose tiempos muertos de manera significativa. En un periodo de cinco años, el costo de la Dirección de Administración, que agrupa a las funciones de recursos humanos, recursos materiales, recursos financieros, servicios jurídicos, planeación, control de proyectos y tecnologías de información, pasó del 15% al 5% del total del gasto de la entidad. En síntesis, Comimsa logró incrementar la eficiencia de su operación, al aumentar la productividad general, logrando que los tomadores de decisiones tengan disponible en todo momento y lugar, información confiable, aplicando además los principios de certeza jurídica con base en la aplicación de la firma electrónica avanzada.
En Comimsa contamos con un grupo de especialistas en tecnologías de información y comunicación que brindan el servicio de asesoría para implantar y automatizar sistemas mediante contrato de servicios.