#013: Wenn du in die letzte Episode unseres Podcasts Entrepreneurs Evolution reingehört hast, dann weißt du jetzt, wie du die Planung deines eigenen Events angehen kannst. Bevor du allerdings anfängst Räume, Catering und Speaker zu buchen und dein Event zu bewerben, solltest du über Geld nachdenken. Denn auch, wenn du mit deinen E-Tickets Einnahmen erzielen wirst, hast du Kosten zu tragen. Ziel deines Events sollte es sein, immer mindestens den Break-Even Point (auch Gewinnschwelle genannt) zu erreichen. In dieser Episode erfährst du Carla Vollerts Tricks für eine gelungene Preiskalkulation. Außerdem haben wir ein mega Freebie für dich – hör unbedingt rein!
Kosten, die du auf jeden Fall einplanen musst
Ein Event verursacht viele verschiedene Kosten. Einige davon sind sehr offensichtlich, andere sind versteckt oder können in letzter Minute auftreten. Die großen Kosten, die du beachten musst, sind folgende:
Location
Speaker
Foto- /Videograf
Team / Volunteers
Catering
Zusätzlich gibt es noch die versteckten Kosten. Zum Beispiel, wenn einer deiner Speaker abspringt und du auf die Schnelle einen neuen, evt. teureren buchen musst. Oder wenn die Kalkulation für das Catering nicht gestimmt hat.
Gerade die Planung für das Catering ist oft eine heikle Angelegenheit. Wenn dir Teilnehmer abspringen oder du nicht so viele Tickets verkaufst, wie erwartet, zahlst du für Personen, die gar nicht da sind.
Im umgekehrten Fall hast du mit weniger Leuten gerechnet und stehst nun vor dem Problem, nicht genug für alle zu haben. Notfalls musst du dann nochmal loslaufen, um für alle Teilnehmer Obst oder Getränke nachzukaufen. Das verursacht unerwartete Kosten, die du vorher zumindest bedenken musst.
Damit du bestmöglich für deine Preiskalkulation gerüstet bist, erfährst du von Carla Vollert in dieser Episode, was es alles zu beachten gilt, wenn du den Preis für deine Event Tickets berechnest. Reinhören lohnt sich!
Einnahmen mit deinem Event
Neben den Ausgaben für dein Event hast du auch Einnahmen. Das sind zum einen die unterschiedlichen Ticketpreise, du kannst aber auch an anderen Stellen Gelder einnehmen oder einsparen.
Die beste Methode hierfür sind Sponsoren. Die können in zwei Varianten auftreten: Entweder steuern sie Geld bei oder sie unterstützen dich durch Sachspenden.
Auch Sponsoren, die keine Gelder beisteuern, können sich für dein Event lohnen. Alles, was du an Sachspenden kostenlos bekommst (z.B. Flyer, Roll-Ups, Technik) kannst du in deinem Budget einsparen!
Was lernst du in dieser Episode
Welche Kosten auf dich zukommen und wie sie sich zusammensetzen
Welche versteckten Kosten zusätzlich zu erwarten sind
Wie hoch der Sicherheitsaufschlag sein sollte
Wie du deinen Ticketpreis kalkulierst
Wo du dein Event auch abseits von Social Media promoten kannst
Worauf du bei einem Presseverteiler achten musst
Welche Ticketvarianten es gibt und wann sie sich lohnen
Wie du dein VIP-Ticket-Paket aufstocken kannst
Wie du zusätzlich Gelder einnehmen oder einsparen kannst
Kostenloser Event-Ticket Kalkulator
Im Podcast sprechen wir über die anstehenden Kosten, über versteckte Kosten und auch über mögliche Einnahmequellen. Außerdem geht es darum, den perfekten Ticketpreis in einer Excel-Tabelle zu kalkulieren. In Zusammenarbeit mit Carla habe ich eine Überraschung für dich: Unseren kostenlosen Ticket-Kalkulator!
Wir haben für dich alle Punkte aufgeführt – denn dank Carlas Erfahrung konnten wir den Kalkulator mit jedem noch so versteckten Kostenpunkt füllen, damit du auch wirklich nichts vergisst.
Den Event-Ticket-Preiskalkulator nutzen
Unser Kalkulator ist super einfach zu benutzen, bietet dir einen Überblick über die großen Kostenbereiche und die darin enthaltenen Kostenpunkte und Einnahmen. Trage dich einfach in das unten stehende Formular ein, lade den Kalkulator runter und schon kannst du loslegen!
Die gelben und grünen Felder sind mit Formeln gefüllt, bearbeite also bitte nur die grau hinterlegten Felder. In diese trägst du alle anfallenden Kosten und zu erwarteten Einnahmen (z.B. durch Sponsoren) ein. Ganz oben hinterlegst du den Namen deines Events, das Datum und die Anzahl der Teilnehmer, mit der du kalkulieren möchtest.
Hast du alle Zahlen eingetragen, wird dir unten der optimale Ticketpreis kalkuliert. Außerdem zeigt dir unser Freebie an, ob und wie viel Gewinn oder Verlust du mit der aktuellen Kalkulation zu erwarten hast.
Tipp: Schau dir die Preise vergleichbarer Events an und kalkuliere dein Event mit diesem Ticketpreis durch.
Sichere dir jetzt den kostenlosen Event-Ticket-Kalkulator
Die Event-Reihe geht weiter!
Auch in der nächsten Folge werden Carla und ich über unser Beispiel elopage Event sprechen und die letzten Fragen und Aufgaben durchgehen, die vor und an unserem großen Tag erledigt werden müssen.
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