Shows
Done!Find things to do on the goThere’s so much to do - and so little time. But, do you really make use of the time you have at your disposal? In this week’s episode of Done!, you will learn how to make the most of the small gaps in your everyday life. What can these "on the go" tasks be for you? What are the small things you like to do in small gaps? Write to me and tell me, because perhaps I'll think of more small things I'll be happy to get done from now on. I also want...2025-05-0504 min
Klart!Sex frågor som förenklar allt du görAllt du gör ofta kan du få enklare gjort. Men hur? I veckans avsnitt av strukturpodden Klart! får du sex frågor som förenklar dina vanliga uppgifter. Kan du komma på fler frågor att ställa dig för att förenkla det du gör? Skriv till mig och berätta. Också jag vill få mina uppgifter gjorda med så lite ansträngning som möjligt, så dina idéer på hur jag kan lyckas med det är varmt välkomna. Känner du till vad som ger dig bäst motståndskraft...2025-05-0504 min
Klart!En, två, mall!Det är skönt att ha mallar, men när är det rätt att lägga tid på att skapa dem? I denna veckas avsnitt av Klart! får du en tumregel som kan hjälpa dig skriva fortare. Vad får dig att göra en mall av något du gjort tidigare? Hur vet du att läget är rätt? Skriv till mig och berätta. Många mallfunktioner i våra vanligaste appar används av alldeles för få, så låt oss tillsammans slå ett slag för det befriande mallandet!2025-04-2804 min
Done!Five get-started steps for creating a digital to-do listYou haven’t used a digital to-do list tool yet, but you know you are ready for it. But how do you start? In the 636th episode of Done!, you will learn the five first steps to take when setting up a digital to-do list. How did you go about starting a new to-do list tool last time? What worked well for you? Please write to me and let me know. I want to hear about your experiences. Do you know these three simple steps for creating a structured morning routine? The...2025-04-2803 min
Done!How to connect Trello and Planner to your to-do listDo you use collaboration tools such as Trello or Planner while also keeping a to-do list in Todoist or To-Do? In this week’s Done!, you will learn how to connect these tools to get a better overview of everything you have to do. Here are some useful links from the episode: Trello connector in Power Automate in Microsoft 365 Todoist connector in Power Automate Ready-made integration between Trello and Todoist Have you made any other clever connections between Planner or Trello that have made it easier for you? Please write to me and le...2025-04-1403 min
Klart!Lägg inget på minnet, bygg in det i strukturenHar du fått en god idé om att göra något på ett smidigare sätt som du sedan glömt? Veckans avsnitt av Klart! handlar om hur du kan förbättra ditt arbetsätt stabilt över tid. När du får en idé om att göra något på ett bättre sätt, hur ser du till att du också gör på det bättre sättet? Skriv till mig och berätta. Precis just nu är denna detalj något som intresserar mig särskilt. Så här gör jag för att inte...2025-04-1404 min
Done!Structured time management for dual rolesHave you noticed that if you divide your time between two equal roles, you might work more than full-time? In this week’s episode of Done!, you’ll learn how to structure your work when you have dual roles so you work the right amount of hours in each. Have you solved the problem of role distribution differently? Write to me and tell me about it. Perhaps you have found a clever trick that I can also benefit from! Do you know what habits have the greatest impact on our productivity, in my opini...2025-04-0703 min
Klart!Minska skavet i teamet med dessa fyra frågorNi jobbar ihop, men jobbar ni åt samma håll? I veckans avsnitt av Klart! (det är redan nr 706!) får du fyra saker som du och kollegorna bör stämma av för att undvika målkonflikter. Hur gör du och dina kollegor för att säkerställa att era olika mål harmonierar? Skriv till mig och berätta. Jag är nyfiken! Förresten, den här studien pekar på att det är lättare att nå mål du satt själv. Anmäl dig till min och Upgraders...2025-04-0704 min
Klart!Sätt gränser runt din närvaroVill du vara närvarande för dem du leder, men äts din tid upp så fort du visar dig? I veckans avsnitt av Klart! får du ett knep som ger dig bättre balans mellan tillgänglighet och fokustid som chef. Har du satt gränser runt din tillgänglighet på något annat sätt? Skriv till mig och berätta. Jag är nyfiken! Har du gjort samma 10 strukturmisstag som jag? Klart! finns också som veckobrev till din mejl, för dig som hellre läser än lyssnar (eller gör både ock...2025-03-3104 min
Done!How to save your weekend next timeHave you had to work on the weekend due to something urgent that came up late on Friday? The 633rd episode of Done! is about how to avoid that happening again. What would you have done if you were in my lecture participant's situation? Please write to me and tell me. I want to know! Do you know these 6 ways to keep your goals close at hand? These episodes are also available as a weekly newsletter to your email. If you rather read than listen (or both!), sign up for a f...2025-03-3104 min
Klart!Visa med video hur det går tillNär ska du ha tid att visa kollegan hur man gör något när ni båda har fulla kalendrar och ingen lucka någonstans? Detta det 704:e avsnittet av Klart! handlar om hur du kan visa andra fastän tiden är knapp. Brukar du också använda skärminspelning? Till vad i så fall? Vad brukar du spela in? Skriv till mig och berätta. Jag är säker på att det finns fler användningsområden till detta förenklande format än jag kommit på hittills. Jag är nyfiken på att höra hur du gör....2025-03-2405 min
Done!Show how it's done with a videoWhen will you find time to show your colleague how to do something when both of your calendars are full with no gaps? This week’s episode of Done! - No. 632 - is about how you can show others how it’s done even when time is scarce. Do you also use screen recording? If so, what for? What do you usually record? Write to me and tell me. I'm sure there are more uses for this simplifying format than I have thought of so far. I'm curious to hear how you do it. Th...2025-03-2404 min
Klart!Så kan en AI hjälpa dig lära upp andraÖnskar också du att det fanns enkla beskrivningar av hur ni gör saker, som nyanställda lätt kan ta till sig? I veckans avsnitt av Klart! får du veta hur du kan låta en AI ge dig de enkla checklistor du saknar. Länkar jag nämner i avsnittet: Min egen "Fånga fort"-lösning Sonix.ai Descript Har du använt en AI för att dokumentera processer och rutiner på ett annat sätt? Skriv till mig och berätta! Jag är fascinerad av möjligheterna till förenkling som...2025-03-1705 min
Done!How an AI can help you train othersDo you wish there were simple descriptions of how tasks are done, making it easier for new employees to understand? In this week’s episode of Done!, you’ll learn how to have an AI create the simple checklists you need. In the episode, I mention these three transcription services OpenAI's Whisper Sonix.ai Descript Have you used AI to document processes and routines differently? Please write to me and tell me! I am fascinated by the simplification possibilities hidden here, and I would love to hear your best tips. Here's why...2025-03-1704 min
Done!How to avoid juggling multiple email addressesDo you have many different email accounts to manage? It’s quite a hassle. This week’s episode of Done! is about how to gather your email inboxes in a simple way. Here's how to add more email accounts to your emailing app: Outlook Mail for MacOS Gmail You who cannot add multiple (external) accounts to Outlook, for example, but still have several addresses to manage, how do you do it in a structured way? Email me at david@stiernholm.com (my main, most frequent address)! I'm curious to hear about your...2025-03-1003 min
Klart!Så slipper du jonglera flera mejladresserHar du många olika mejlkonton att hantera? Det är allt ett väldigt sjå. Veckans avsnitt av Klart! handlar om hur du samlar ihop dina mejlinkorgar på ett enkelt sätt. Här hittar du instruktioner över hur det går till i: Outlook Mail för MacOS Gmail Du som inte får lägga in flera (externa) konton i Outlook, till exempel, men ändå har flera adresser att hantera, hur gör du det på ett strukturerat sätt? Berätta för mig i ett mejl till david@stiernholm.co...2025-03-1003 min
Klart!Sänk arbetsbelastningen med en väck-veckaÄr din lista längre på eftermiddagen än när du började imorse? Om du länge har haft för mycket att göra är veckans Klart! för dig. I detta avsnitt handlar det nämligen om de små handlingarna som gör gott för din arbetsbelastning - redan den här veckan. Berätta för mig något som du får väck ur din arbetsbörda! Jag vill inspireras av ditt exempel, så skriv till mig! Känner du till den här funktionen som gör att du s...2025-03-0304 min
Done!This is what a structured working method looks likeYou want to have good structure in your work, but what does it actually look like? The 629th episode Done! is about how to navigate a typical, intense day with good structure. Do you have a different abstract image of your structured work process? Show it to me or tell me! I would be happy to hear your thoughts. Here's how the small structure details can have a major impact on your work. These episodes are also available as a weekly newsletter to your email. If you rather read than listen (or...2025-03-0306 min
Klart!Vad betyder det att kollegan är ”Upptagen”?Kollegan har signalerat att den är upptagen, men gäller det för allt? Klart! denna vecka handlar om en överenskommelse som minskar friktionen i organisationen. Så, vad har ni kommit överens om att de olika statusarna betyder? Skriv till mig och berätta. Jag är nyfiken på att höra vad ni kommit fram till! Så här kan du få Copilot att berätta vad ni missat att diskutera i mötet. Klart! finns också som veckobrev till din mejl, för dig som hellre läser än lyssnar (eller gör både ock...2025-02-2404 min
Done!What does it mean when a colleague is "Busy"?Your colleague has indicated that they are busy, but does that apply to everything? Done! this week is about an agreement that reduces friction in the organization. What have you agreed upon regarding what the different statuses mean? Please write to me and tell me. I am curious to hear what you have come up with! Here's what to do if a reminder is valuable sometimes and sometimes not. These episodes are also available as a weekly newsletter to your email. If you rather read than listen (or both!), sign up...2025-02-2404 min
Done!Avoid calendar congestion - how to book focus time automatically in OutlookDo you struggle to find time for reflection and to work undisturbed? This week's episode of Done! is about letting Outlook schedule your focus time automatically. Here, you'll find the step-by-step instructions about how to start a focus plan in Viva Insights. How have you used the focus plan feature in Viva Insights? Perhaps you have found an unconventional use you want to tell me about. If so, write to me and I will read about your experiences with great interest! See my short video about the two steps you need t...2025-02-1703 min
Klart!Slipp kalenderträngseln – så bokar du fokustid automatiskt i OutlookHar du svårt att få till tid till reflektion och till att arbeta ostörd? Veckans avsnitt av strukturpodden Klart! - nr 699 - handlar om hur du kan låta Outlook boka fokustiden för dig - automatiskt! Här hittar du steg-för-steg-instruktionen för hur du startar en fokusplan. Hur har du använt Viva Insights fokusplan-funktion? Kanske har du hittat ett okonventionellt användningsområde som du vill berätta om för mig? Skriv då till mig så ska jag läsa om dina erfarenheter med stort intresse! Här hitt...2025-02-1704 min
Done!"Can't meetings be booked anymore, or?"If you are more selective about which meetings you attend, and your colleagues do the same to create more room in their calendars, will you ever be able to schedule a meeting with all the key participants again? In this week’s episode of Done! - No. 626 - you will discover how it’s still possible to find a suitable meeting time with colleagues who occasionally want to work without interruptions. How do you choose which meetings to attend? What is the deciding factor? Write to me and tell me, because I am curious. He...2025-02-1004 min
Klart!Vad är dina dagliga beteenden som ger resultat?Det du gör på dagarna, är det de viktigaste uppgifterna för att du ska lyckas? Veckans avsnitt av Klart! - nr 698 - handlar om hur du kan nyttja väl valda, dagliga beteenden till din fördel. Vad har du anammat för dagligt beteende som gjort positiv skillnad för dig? Skriv till mig och berätta. Jag vill ha fler tips på sådant jag kan använda själv och dela med mig av till andra! Är det bara deltagaren vid föreläsningen på Chalmers som ibland kan uppleva att m...2025-02-1004 min
Klart!Gör ditt frånvaromeddelande tydligareDu är ledig men du har svårt att känna dig ledig. Kanske kommer det något i mejlen du måste hålla koll på? I veckans avsnitt av Klart! (nr 688) berättar jag för dig om en konkret sak du kan göra för att lättare koppla bort jobbet när du inte är på plats. Har du lagt manken till för att formulera ett riktigt tydligt frånvaromeddelande? Vad har du inkluderat i det? Berätta för mig om det i ett mejl till david@stiernholm.com. Om du mejlar m...2024-11-1104 min
Done!Ten steps you can take to improve your structureSo, you want this autumn to be less stressful than last year’s? But how do you accomplish that? In episode No. 605 of Done!, I share ten possible steps toward a better structure to choose from. Did you take up my challenge and picked one step from the list and did it? What did you decide on? Please tell me! Hearing about what others are improving in their jobs inspires me, so write to me at david@stiernholm.com. I'm all ears! Book a talk on structure at work with me for your mee...2024-08-2603 min
Klart!Försvåra så det blir lättare gjortTänk om du kunde sätta en deadline du inte kunde skjuta fram? Nog skulle tröga uppgifter bli lättare gjorda då? I veckans avsnitt av Klart! - nr 672 - får du höra om ett radikalt knep du kan testa. Hur gör du det ibland svårare för dig så att du går rätt uppgift gjord lättare? Har du något knep? Berätta om det för mig i ett mejl till david@stiernholm.com. Jag är lika nyfiken nu som alltid på att höra vad du har att de...2024-05-2704 min
Done!Create playlists in tomato formatDo you really have to use a timer to keep track of time when you do your ”Pomodoros”? Today’s episode of Done! - No. 585 - is about an unconventional way to remind yourself to take breaks regularly. What Pomodoro playlist do you use? Do you even have one on Spotify? Email me a link, and I'll try it out, too. Maybe I'll discover new concentration music that could help me focus even more. These are the seven types of email you should take care of immediately. These episodes are also availa...2024-02-0503 min
Done!One thing to try to more easily let go of thoughts about workDo you think of work when you are free - even if you don’t want to? This week, episode No. 584 of Done! is about how to feel more free when you actually are free. What tricks do you have for delivering just enough? Please write to me and tell me. We ambitious people often fall into this trap, and every trick that helps us avoid it is very welcome. This is why you maintain your focus better if you take breaks regularly. These episodes are also available as a weekly new...2024-01-2903 min
Klart!Så kan Parkinsons lag verka till din fördelTing tar tid, men hur lång tid? Kanske längre tid än nödvändigt. I avsnitt 656 av Klart! handlar det om hur du kan trimma tidsåtgången för uppgifter och mer effektivt nyttja din tid. Tillämpar du Parkinsons lag på ett helt annat sätt? Hur då? Berätta för mig i ett mejl. Jag är nyfiken på att höra. Läs Försvarsförbundets tidning Försvarbarts intervju med mig om struktur, stress och kreativitet. Klart! finns också som veckobrev till din mejl, för dig som hellre läser...2024-01-2903 min
Klart!Detta måste du ha klart för dig för att fokuseraOm du lätt tappar fokus på uppgiften du jobbar med när det kommer annat från höger och vänster, vad kan du göra? I veckans avsnitt av Klart! ger jag dig en avgörande nyckel till att hålla fokus på rätt uppgift. Vad hjälper dig mest att fokusera på rätt uppgift? Skriv till mig och berätta. Jag är nyfiken på vad du har för knep. Klart! finns också som veckobrev till din mejl, för dig som hellre läser än lyssnar (eller gör både ock!).2024-01-2204 min
Done!How to reduce the risk of double bookingIf you have promised to meet someone at a particular hour and then mistakenly book another meeting at the very same hour, you know how uncomfortable that is. In today's episode of Done! - No. 583 - you will learn a trick that helps you avoid having to experience that again. How do you make sure you find everything you talked to someone about on a particular day? Do you have a completely different trick than this one? Please write to me! I'm curious to hear your best tip. These episodes are also available a...2024-01-2204 min
Done!Two excellent apps for capturing text from images with OCRHow can you copy a paragraph from paper and turn it into editable text on your computer without typing it manually? In episode No. 582 of Done!, I share two easily accessible apps that are both excellent at OCR. Do you use any other OCR app that works fantastically well? Please write to me and let me know! Check out my guide on how to handle an overflowing inbox. These episodes are also available as a weekly newsletter to your email. If you rather read than listen (or both!), sign up for a...2024-01-1504 min
Klart!Två utmärkta appar för att fånga text ur bild med OCRHur kan du kopiera text från papper och omvandla det till redigerbar text på din dator utan att skriva det manuellt? I avsnitt nr 654 av Klart! puffar jag för två lättillgängliga appar som båda är fenomenala på OCR. Använder du någon annan app för OCR som du tycker fungerar fantastiskt bra? Skriv till mig och berätta! Hör avsnittet av Berätta alltid det här där jag talar om struktur med Tilda och Frida Boisen. Klart! finns också som veckobrev till din mejl, för...2024-01-1505 min
Done!Find meeting times painlessly in the new OutlookWelcome to a new year and the first episode of Done! for the season (and the 581:st since the start)! Today, Done! is about a new feature in Outlook that I think everyone should try. In the episode, I mention that you can create your own meeting time poll in Google Forms and Doodle. And, of course, the scheduling poll feature in Outlook that the episode is about. Have you tried the scheduling poll? What did you think? Write to me and tell me. I want to know. By the way...2024-01-0803 min
Klart!Hitta mötestid smärtfritt i nya OutlookVarmt välkommen till ett nytt år och det första avsnittet av Klart! för säsongen (och det 653:e sedan starten). Idag handlar det om en ny funktion i Outlook som jag tycker att alla borde testa. I avsnittet nämner jag att du kan göra en egen mötestidomröstning i Google Forms och Doodle. Och, såklart, schemaläggningsfunktionen i Outlook som avsnittet handlar om. Har du testat schemaläggningsomröstningen? Vad tyckte du? Skriv till mig och berätta. Jag vill veta. Förresten, så här i början av...2024-01-0803 min
Done!Put the most essential points of the meeting in the right place on the agendaHow do you make the most of your meetings? This year’s last episode of Done! is about a way to make your meetings more productive. Where do you usually place the most critical points of the meeting in the agenda and why? Tell me. I’m all ears! Want to know how to get rid of small tasks you tend to put off? These episodes are also available as a weekly newsletter to your email. If you rather read than listen (or both!), sign up for a free subscription. Da...2023-12-1803 min
Klart!Vik vunnen tid till det viktiga du längtat efterVad ska du göra av tid du får över? Årets sista avsnitt av Klart! handlar om hur du bäst disponerar timmar du frigör. När du får extra tid till förfogande, vad vill du ägna den åt? Skriv till mig och berätta. Kanske kan jag få idéer till vad jag vill dedikera tid till nästa gång som min uppsättning arbetsuppgifter förändras. Vill du få två tips på vad du kan göra om du har lätt för att tacka ja till möten som du...2023-12-1804 min
Klart!Skapa en arbetsveckoslutrutinAtt ha en morgonrutin är en sak, men hur gör du för att tydligt ta helg? Veckans avsnitt av Klart! - nr 651 - handlar om hur du bäst stänger om jobbet på fredag. Har du redan en arbetsveckoslutrutin? Hur ser den ut? Har du lust att berätta för mig blir jag glad, för jag samlar på strukturens detaljer. Du når mig på david@stiernholm.com, precis som vanligt. Ge dina medarbetare konkreta verktyg för att få kontroll över den egna arbetssituationen. Boka en föreläsn...2023-12-1104 min
Done!Celebrate as many victories as you can right nowWhen you lack motivation and you feel somewhat slow - what can you do? This week’s episode of Done! - No. 579 - is about something seemingly trivial but valuable that will do the trick. How do you keep (or raise) your mood when you feel so unmotivated that the job is slow? Please write to me at david@stiernholm.com and tell me. Hearing about your experiences and tricks is worth its weight in gold to me! Here you will find how to make a simple check to make sure your goals ar...2023-12-1103 min
Done!How structure supports creativityA strict structure - doesn't that stop you from being creative? On the contrary. This week's episode of Done! is about how structure can actually free up your creativity. What in your structure helps you be creative the most? Please write to me and let me know. I'm interested in these aspects too of how we work as smoothly as possible, so I look forward to hearing from you. Here's how to declutter things you no longer use. These episodes are also available as a weekly newsletter to your...2023-12-0404 min
Klart!Sänk stressen - hitta vad som ger dig kontrollNär det bara är för mycket och det inte verkar lugna ner sig - vad kan du göra för att sänka stressen? Veckans avsnitt av Klart! handlar om vad du behöver fråga dig för att få mer kontroll över din arbetssituation. Har du sett Försäkringskassans nyutkomna rapport om den psykiska ohälsan i arbetet? Jag nämner också en studie av Rathakrishnan med kollegor. Vad får dig att känna att du har kontroll över din arbetssituation? Skriv till mig och berätta. Jag ser...2023-12-0404 min
Klart!Bläddra bland mejlmappar eller söka - vad är snabbast?Hur ska du göra för att hitta rätt mejl fort? Du vill ju inte lägga tid på att leta. I detta det 649:e avsnittet av Klart! berättar jag om en IBM-studie som vägleder dig i om du ska mappa eller bara söka. Detta är studien jag talar om. Sök smartare i Outlook och i Gmail och i Mail för MacOS. Har du någon favoritsökterm som du använder ofta? Söker du efter ett visst nyckelord, efter avsändare, efter om mejlet innehå...2023-11-2703 min
Done!Is reading emails in batches right for you?Should you read emails in batches now and then or instead individually, as you receive them? In this week's episode of Done! - No. 577 - you will learn exciting findings from a recent study that will guide you. What approach have you found to email handling that fits you? Please write to me and let me know. When it's time to read emails next time, I'll read yours - with great interest. Warmly welcome to get in touch. If you do your weekly run-through together with a colleague, you might succeed more easily.2023-11-2704 min
Klart!Fråga AI:n förstNu, mer än på mycket länge, kan du få slippa jobbets tidskrävande petitesser. Veckans avsnitt av Klart! - nr 648 - handlar om en fråga du kan ställa dig ofta för att dra största nyttan av AI-utvecklingen. Vad använder du AI till mest just nu? Tipsa mig! Jag vill komma på fler saker jag kan använda denna fascinerande teknik till, så dina erfarenheter tar jag emot med öppna armar. Gå min öppna halvdagskurs den 7 december i Stockholm och få sju veckors stöd i att sätta i verket det du...2023-11-2005 min
Done!Ask the AI firstNow, more than in a long time, you can avoid the time-consuming trivialities of work. This week's episode of Done! - No. 576 - is about a question you can ask yourself often to make the most of the current AI development. What do you use AI for most right now? Tell me! I want to find more things I can use this fascinating technology for, so I welcome your experiences. Did you know that If you involve someone else in your deadline, that might help you meet the deadline more easily? Here's how.2023-11-2004 min
Klart!Hur kortsiktiga kickar kan gynna ditt långsiktiga arbeteVet du om att det inte behöver vara en motsättning mellan kortsiktiga belöningar och långsiktig måluppfyllnad? Veckans avsnitt av Klart! - nr 647 - handlar om en färsk metastudie om vad du kan göra för att lättare prioritera som du sedan kommer att vara tacksam för. Vad har du kopplat för omedelbara belöningar till ditt långsiktiga arbete? Skriv till mig och ge mig exempel, för jag är nyfiken. Ordna ett blixtsnabbt sätt att prata in vad ni kom överens om i ett samtal så...2023-11-1304 min
Done!Improve your working-from-home efficiencyAre you sure that your home office setup is optimal? Today’s episode of Done! - No. 575 - is about a Japanese study that gives us ideas about how to work more efficiently from home. What home work solution are you particularly satisfied with? Tell me about it! I'm curious! As I mention in the beginning of the episode, by formulating the deadline in a certain way, you can lower the risk of procrastinating and get started earlier. These episodes are also available as a weekly newsletter to your email. If yo...2023-11-1304 min
Klart!Dubbelbatcha mejlenDet är effektivt att läsa mejl i batch, det vet du säkert. Men, har du tänkt på att du kan batcha i en dimension till, samtidigt? I avsnitt 646 av Klart! idag delar jag med mig av ett sinnrikt knep för att hantera mejl ännu fortare som jag fått från en läsare. Använder du också kategorierna i mejlen så som Karolina gör? Om så, har du lust att berätta för mig vad några kategorier kan vara? Jag är nyfiken. Du når mig som vanligt på david@sti...2023-11-0604 min
Done!Create shortcuts where you often search by mistakeHave you ever wasted time looking for a file you thought you had? This episode of Done! - No. 574 - is about an often forgotten function that will prevent that from happening again. Have you used these shortcuts in a creative way that you are delighted with? Then write to me and tell me. As you know, I'm always looking for new, intelligent tricks, so your tip is warmly welcome. This episode's theme, for example, I got a tip from Thomas, who emailed me. How soon is "sometime soon"? These episodes ar...2023-11-0603 min
Done!Three ways to keep track of if you get responses to emails you have sentHave you sent an email, expecting a response and then been met by silence? I definitely have. This week’s episode of Done! is about how to make sure you get the responses you need. Do you have any other way of tracking if you get replies to emails you have sent? Write to me and let me know. You don't have to flag the email you sent to me, put it in a particular folder or create a to-do task for it - I will reply. I promise. You should str...2023-10-3004 min
Klart!Må bättre genom att pendlingsplaneraBlir du trött av att pendla långt? I veckans avsnitt av Klart! - nr 645 - får du tips om vad du kan göra för att undvika det och istället må bättre. Här hittar du studien jag nämner inledningsvis (pdf). Vad mår du bra av att göra när du pendlar? Skriv till mig och berätta. Kanske har du hittat en helt annan aktivitet som är den rätta för dig. Känner du till de här fyra knepen för att lätta...2023-10-3003 min
Klart!Rätta skrivfel automatisktVisst är det tröttande att behöva radera och korrigera så fort du skriver lite fel på datorn? Det är som att skriva i motvind, tycker jag! Avsnitt nr 644 av Klart! handlar om hur du istället kan hålla uppe farten när du skriver. Autokorrigeringsfunktionen är en gammal trotjänare som borde få en återkomst (åtminstone tills någon AI skriver det du tänker åt dig, helt korrekt). Har du någon annan favoritfunktion du tycker att fler borde påminnas om? Skriv till mig och uppmana mig att uppmärksamma den i...2023-10-2304 min
Done!Your time in six months is not freeHave you regretted that you a long time ago said yes to attend something you realize is tomorrow? In this week’s episode of Done! - No. 572 - you will learn how to avoid the ”Free time” trap. How do you say yes to the right meetings far in advance? Do you have any tricks or mindsets that work well for you? Write to me and tell me. I meet many people who need to take a firmer grip on their calendar and for them your experiences are worth their weight in gold. Here's...2023-10-2303 min
Klart!Kan AI hjälpa dig att prioritera?AI kan hjälpa oss med mycket redan, men kan den visa dig vilken uppgift du ska göra härnäst? I detta avsnitt nr 643 av strukturpodden Klart! testar jag ChatGPTs prioriteringsfärdigheter. Har du testat att få prioriteringshjälp av en AI? Berätta då för mig vad du gjorde och hur det gick. Jag är nyfiken, så skriv till mig och berätta. Skaffa dig den smidiga "Fem varför?"-mallen som jag nämner inledningsvis. Klart! finns också som veckobrev till din mejl, för dig som hellre läser ä...2023-10-1605 min
Done!How to more easily find the right documentsDo you spend too much time looking for documents and files? You want to find them right away - of course! This week’s episode of Done! - the 571:st - is about how you can better organize your documents. What are your tricks to save digital documents in the simplest way? Write to me and tell me. This is a problem that I too need to have good structure to control, so your tip is warmly welcome. I found a study that gives us a clue to how we can meet our de...2023-10-1603 min
Done!Does music make you finish your work faster?If you listen to music - does that influence the outcome of your work? Episode No. 570 of Done! is about the benefit of listening to music while working. Here's the study I mention. What works best for you when it comes to listening to music while working? Is there something that helps you or do you prefer complete silence? Write to me and let me know. This, like many other aspects of structuring your workday, is something that interests me a lot. I'm therefore curious to hear how you do it. ...2023-10-0904 min
Klart!Ligg steget före där du är involveradNär projekten är många, hur ska du kunna hålla koll på alla så att du slipper få uppgifter i knät i sista minuten? I veckans avsnitt av Klart! - nr 642 - delar jag med mig av en god vana att anamma. Känner du igen dig i hur min klient har det? Hur gör du för att hålla koll på en stor mängd projekt utan att något du ska göra missas förrän i sista sekunden? Skriv till mig och berätta. Jag får ideligen se hur andr...2023-10-0904 min
Klart!Detta vinner du på att komma i tid till mötenAtt möten börjar sent har visat sig ha fler negativa konsekvenser än man först kan tro. Veckans avsnitt av Klart! - nr 641 - handlar om vad du kan göra för att minska risken att just du drabbas. Vad är ditt knep för att alltid komma i tid till möten? Tipsa mig i ett mejl! Jag vill få fler förslag än de fyra exempel jag gav i avsnittet, så jag är nyfiken på vad du har att dela med dig av. Titta närmare på studien jag nämnde....2023-10-0204 min
Done!How to avoid having something slip through the cracks and get lostWhen your responsibilities are vast and you have many areas where you are pushing the work forward, something may fall through the cracks. This 169th episode of Done! is about looking back so as not to miss anything important. How do you look back at regular intervals to make sure you don't miss anything? Please write to me and let me know. Having "better control over everything" does wonders for one's well-being, so naturally, I'm curious to hear what your good tricks are. I'm all ears. Do you know this one simple thing yo...2023-10-0204 min
Klart!Bestäm vad som inte måste göras nuAllt som finns att göra är något annat än allt som måste göras nu. I veckans avsnitt av Klart! - nr 640 - får du veta hur en gammal fartygsmodell lättade min tunga arbetsbörda (och hur du kan få samma effekt). Vad har du för knep för att lätta arbetsbördan när den är för tung? Skriv till mig och berätta. Såklart är denna aspekt av strukturen något som rör de flesta jag hjälper, så jag lyssnar gärna på dig berätta vad som funge...2023-09-2504 min
Done!Why you should dam the brook rather than the riverIf you get ”too much” or ”too many” of something, that is a sign that your structure at work is beginning to fail. In Done! episode No. 568, you will learn how to put a stop to the negative trend early. What have you taken hold of and slowed down when it comes to your structure before it became too much? How did you dam? Please tell me. All ideas on how we can get better control of our work situation are warmly welcomed by me. You who follow me here and on other social media know tha...2023-09-2503 min
Done!A fine-tuning a day keeps the doctor awayDon’t have time for improving your workways? Think again. Episode No. 567 of Done! is about why you would miss out on valuable recovery if you put off refining your work. What changes do you make as a job crafting today? Write to me and tell me. I always want to get new ideas on things I can refine in my work, so I welcome your tip warmly. Do you know how to find your "first overboard tasks"? These episodes are also available as a weekly newsletter to your email. If you...2023-09-1803 min
Klart!Såhär kan du tänka när du skapar kategorier i mejlenHar du en mappstruktur i mejlen har du säkert märkt att vissa mejl hör hemma i flera mappar samtidigt. Då underlättar det att använda kategorier som komplement. Men, vilka kategorier? Det 639:e avsnittet av Klart! handlar om hur du väljer vilka kategorier du ska ha. Vad för kategorier har du valt? Ge mig exempel! Mejla mig och berätta. Jag är nyfiken på att se hur du gör. I början av avsnittet berättar jag att jag föreläser på mässan Ekonomi & För...2023-09-1804 min
Klart!Gå på färre dubblettmötenBehöver du verkligen vara med på alla möten där en som du behöver vara med? Avsnitt 638 av strukturpodden Klart! handlar om en sorts möten du kan få färre av. Har du något exempel på vad som är ett dubblettmöte för dig? Berätta för mig. Teamledar-exemplet dök upp i en strukturträningssession nyligen och jag vill gärna höra om fler. För fjärde året i rad blev jag inröstad på Eventeffects lista över de 100 populäraste föreläsarna i Sverige. Det är kul...2023-09-1104 min
Done!Seven steps to get a handle on all notifications in TeamsWhat if you work in Microsoft Teams and the constant notifications distract you - all the time? Then, you are in good company of many I meet. In this the 566th edition of Done!, I share my recommended settings for the notifications in Teams. Have I forgotten any setting in Teams that you think I should have included? Write to me and let me know. I'm all ears and want to learn even more about how we each can trim our work tools to fit us perfectly. Get to the core of any...2023-09-1106 min
Klart!Så blir du en bättre mötesdeltagareDu som har lätt för att ta på dig för mycket ansvar i möten, hur kan du hjälpa dig att agera på ett annat sätt nästa möte? I veckans avsnitt av Klart! - nr 637 - får du ett knep för att få mer nytta av dina möten. Vad har du för knep för att bli bättre på att delta i möten? Skriv till mig och berätta. Om vi alla hjälps åt att göra alla dessa möten bättre, har vi enormt my...2023-09-0404 min
Done!The tree, the poodle and the paint bucket help you set the right goalsHow can you figure out what goals to set for your work, so you can prioritize more deliberately? In this episode of Done!, No. 565, I share three clues to the right goals for you. Do you have any other clues to finding your goals? Please write to me and tell me. I always want to get tips on how I and many others can refine the way we work so that our days at work become more like I want them to be. I'm curious to hear about your best tricks. Do you...2023-09-0404 min
Done!How to create great hybrid meetingsHow are you supposed to create valuable meetings now, when some participants work at the office and some attend from home? In episode No. 564, I share an expert’s advice on how to make your hybrid meetings the best they can be. Do you have any additional tips to make hybrid meetings effective and rewarding? Please write to me and let me know. As you surely understand, this is a highly relevant question for many, so your tricks are warmly welcomed. I am all ears. The simple Italian method I mentioned in the ep...2023-08-2805 min
Klart!Be om hjälp tidigtBlir det stressigt på slutet oftare än du vill, är veckans tips för dig. För, i detta 636:e avsnitt av Klart! delar jag med mig av en enkel uppmaning som hjälper dig jäkta mindre. Hur gör du för att få den hjälp du behöver i god tid? Har du något knep? Det vill jag höra om, för också jag har råkat ut för det jag beskrivit här och jag behöver också öva mer på att be om hjälp innan det är uppenbart att jag b...2023-08-2803 min
Done!Five questions to start the fall in a structured waySummer has ended and fall is here. Let’s make this autumn season a great one! But how? And, what does ”great” look like? In Done! No. 563 - the first episode after a long summer break - I share five quick questions that helps you make this season how you want it. How do you ensure that your fall turns out the way you want it? Do you do anything special this time of year to make it easier to succeed towards the end of it? Write to me and tell me. I am curious to hea...2023-08-2105 min
Klart!Därför slår mallar signaturer när du mejlarMejl vill du få iväg fort, så varför lägga tid på att skriva mejl du skickar ofta från början om och om igen? Varför inte ha dem förskrivna som mallar i signaturfunktionen? Det finns ett bättre sätt. I säsongens första avsnitt av Klart! - nr 635 - får du veta vad du vinner på att använda den mallfunktion i mejlen som redan finns. För vilka typer av mejl använder du mallar? Ge mig exempel! Jag vill inspireras till att förenkla mitt eget mejlande ä...2023-08-2104 min
Klart!Tänk: ”Mindre.”Gjorde du ett försök att förbättra din struktur nyligen och misslyckades - misströsta inte. I säsongens sista avsnitt av Klart! - nr 634 - stöttar jag dig i att ta ett nytt, enklare tag. (Dessutom gör jag en freudiansk felsägning när jag kallar "sommaruppehållet" för "strukturuppehållet". Tål att tänka på!) Vad är det mindre strukturtag du vill göra härnäst? Skriv till mig och berätta. Kanhända kan jag ge dig ett hjälpande ord på vägen. Kanske kan jag tip...2023-06-1904 min
Done!Learn something new with the Feynman methodOur world is changing rapidly - seemingly more now than ever. If you don’t want to be left behind, you need to learn new things. But how? When, there’s so much work to be done? In this last episode of Done! before the summer break, I share a great trick for learning from fascinating physicist Richard Feynman. Do you have another learning method that you like to use? If so, write to me and tell me about it, because, as you know, I am always eager to learn more - including how to lear...2023-06-1904 min
Done!This is the risk of breaking your routineSometimes, your workday doesn’t begin how you wished it did. And, it comes at a cost. In Done! No. 561, you will learn what you can do to make that cost as low as possible. What do you do to quickly get your day back on track if the start is not what you wanted? Write to me and tell me. For me, as for everyone, things go wrong sometimes and your best tip could be my saving grace. Beware of the status indicator on tasks in your list tool. These epi...2023-06-1203 min
Klart!Så får du in årshjulet i att göra-listanÅrshjulet är runt. Att göra-listan är raklång. Hur ska du få ihop dem? I veckans Klart! nr 633 får du se hur du kan få in ditt årshjul i att göra-listan. Hur har du gjort för att få in årshjulet i din att göra-lista? Säkert finns det fler sätt att göra detta på. Jag är nyfiken på ditt. Skriv till mig och berätta. Såhär löste falköpingsbon bekymret med mejl som hör hemma i många mappar. Klart! finns också som veckobrev t...2023-06-1204 min
Klart!Gör en textnotering med din röst och AIDu är på språng och vill göra en snabb röstnotering, men texten som skrivs stämmer inte alls med vad du sade. Onödigt krångligt! Men, jag har hittat en AI-lösning som förstår mig rätt varje gång. Den delar jag med av till dig i detta det 632:a avsnittet av Klart!. Har du hittat en annan, liknande lösning på behovet av snabba röstnoteringar till text? Berätta för mig! Jag samlar på lösningar som denna, så jag är ivrig att höra vad du funnit. 2023-06-0505 min
Done!Record a text note with your voice and AIYou are on the go and want to make a quick voice note, but the text written doesn't match what you said at all. Unnecessarily complicated! But, I have found an AI solution that gets me right every time. I am sharing it with you in this Done! episode No. 560. Have you found another, similar solution to the need for quick voice recordings to text? Tell me about it! I collect solutions like this, so I am eager to hear what you've found. Have a look at Bennett and Field's study a...2023-06-0504 min
Klart!Gå en sväng när du saknar lösningarHur ska du kunna komma på alternativa lösningar på en uppgift när du kört fast och när tiden håller på att rinna ut? I detta avsnitt av Klart! (nr 631) berättar jag om en intressant studie som pekar på ett knep du lätt kan ta till. Kolla in studien jag nämner, vetja. Vad har du för knep för att få nya idéer när du har fastnat? Skriv till mig och berätta. Att få höra om enkla knep som dessa gör mig lycklig, så jag...2023-05-2904 min
Done!How new calendar features help you use your time correctlyHow much time do you spend in meetings? How much focus time do you get? This week, Done! No. 559 is about some features from Google and from Microsoft that can assist you in having the workweeks you want. If you have tried these insights - what have you learned about how you have been working? What changes have you made after getting a better picture of how your time is distributed? Write to me and tell me. As you can see, I'm an inquisitive person and I'm always looking for more ideas on tricks to...2023-05-2903 min
Klart!Så får Neil Gaiman skrivande gjort när det går trögtNär du ska formulera något och det går trögt - vad gör du då för att komma loss? Författaren Neil Gaiman har ett knep som är både strängt och varsamt på samma gång. Det är just vad Klart! nr 630 handlar om denna vecka. Hur gör du för att komma loss när en uppgift går trögt? Många är vi som har lätt för att skjuta upp vissa uppgifter, så det finns mängder av knep för att undvika det. Nu är jag nyf...2023-05-2204 min
Done!Create your structure gradually when everything is newWhen you have a new job, how should you set up your structure? And, how do you get the time you need to do it? In Done! No. 558, I share how to create good structure when many aspects of your work are unknown. How do you create a good structure when everything is new? Write to me and tell me. I'm curious to hear about your experiences regarding this. Here's what to do when everything is both urgent and important. These episodes are also available as a weekly newsletter to your...2023-05-2204 min
Done!What to say no to when you need to focus on long-term tasksWhat if you have an important task to work on, but urgent tasks take precedence again and again? And, the important task is pushed back over and over? In Done! No. 557, I share what you can do to get the important, not so urgent tasks done in these situations. How have you managed to get the time you need for those important, long-term tasks? Write to me and tell me. I'm sure this is not the last time I'll be tempted to fall into this prioritization trap, so your best advice is very welcome. 2023-05-1504 min
Klart!”Vem mer borde få veta detta?”Det ni pratade om på fikarasten som handlade om jobbet och som var riktigt bra, har alla hört det? Klart!, avsnitt nr 629 handlar om ett knep för att se till att alla får samma viktiga information. Hur gör du för att säkerställa att alla dina medarbetare får samma information någotsånär samtidigt? Skriv till mig och berätta. Som vanligt är jag idel öra och nyfiken på vad du har för knep som också jag skulle kunna ha nytta av. Här är konceptet som är ov...2023-05-1504 min
Klart!Fem sätt att fördela uppgifter i teametDet är så mycket som ska göras, men vem ska göra vad? I avsnit 628 av Klart! delar jag med mig av fem sätt att dela upp arbetet sinsemellan. Hur tänker du när du fördelar uppgifterna mellan de medarbetare du ansvarar för? Vad tar du hänsyn till? Är det någon särskild aspekt som främst är vägledande? Skriv till mig och berätta! Jag vill höra. Träna på att få "koll på läget" med mig den 31 maj! Klart! finns också som veckobrev...2023-05-0805 min
Done!Turn your to-do list into a set tableHow close at hand do you have the information you need to complete a task? In episode No. 556 of Done!, I share a way to get your recurring tasks done even more easily. What information do you link to in your tasks to make your work easier? Tell me! I want to simplify every aspect of my work, so I am curious to know what tricks you have. Have you heard? Todoist has added an AI assistant to their popular to-do list app! These episodes are also available as a weekly ne...2023-05-0803 min
Done!Two tricks for remembering your new to-do listYou begin using a new to-do list app but as soon as things get stressful, you fall off the wagon. This week’s Done! No. 555 is about how to get the full effect of your new to-do list tool. How did you manage to quickly get used to a new to-do list? Write to me and tell me. I’m all ears and curious about what you have to share. Here's what you can do to get recurring tasks done with less effort. These episodes are also available as a weekly newslet...2023-04-2404 min
Klart!Så hinner du det du planerat när kunder styr din tidHur ska du få tid till annat viktigt när kunder ringer och mejlar hela tiden (vilket du såklart är glad för)? Din idé om vad du ska hinna under dagen spricker om och om igen! Veckans Klart! nr 627 handlar om ett krasst knep för dig vars kunder tycks styra din tid. Vad har du för knep för att både få tid att serva kunder som dyker upp ideligen och att arbeta med andra, långsiktiga frågor? Skriv till mig och berätta. Det här bekymret stöter jag ofta på...2023-04-2406 min
Klart!Få iväg ett mejl utan att passera inkorgen Välkommen till Klart!-avsnitt nr 626! Nästan åter från att ha ägnat påskledigheten åt att möta våren i östra USA delar jag idag med mig av ett knep för att slippa bli distraherad av något du råkar se i inkorgen när du bara ska dra iväg ett snabbt mejl. (På Strukturbloggen visar jag hur det går till i Mail för MacOS, eftersom jag inte beskriver det i avsnittet.) Har du något annat knep för att mejla utan att bli distraherad av mejlen...2023-04-1704 min
Done!Give yourself small, small blocks of personal timeWelcome to Done!, episode No. 554! Almost back from a lovely Easter holiday trip to the Mid-Atlantic region of the US, I share one thing you can do to more easily get the focus time you need. What tricks do you have to maintain your scheduled personal time? Write to me and tell me. Every trick to increasingly master your calendar is worth its weight in gold - not least for me, so I am all ears. Early in the episode, I mention Ylva's method for feeling less stressed. These episodes are also available...2023-04-1704 min
Klart!Så kan ChatGPT hjälpa dig att sluta skjuta uppDu skjuter upp en av dina uppgifter igen och igen - trots att du vet att du bara skulle kunna få den gjord. I avsnitt 625 av Klart! visar jag hur ChatGPT kan hjälpa dig att komma loss när du sitter fast. Vad har du använt ChatGPT till? Berätta för mig, för jag vill ha all hjälp i mitt jobb som jag kan få - om det så är av andra människor eller av smarta system som glatt gör det jag inte har lust med. Skriv till mig och berätt...2023-04-0304 min
Done!How ChatGPT can help you stop procrastinatingYou put off one of your tasks again and again - even though you know you should just get it done. In Done! No. 553, I share how ChatGPT can come to your rescue in situations like this. What have you used ChatGPT for? Tell me, because I want all the help I can get in my job - whether it's from other people or from smart systems that happily do what I don't feel like doing. Write to me and tell me. Book a talk on structure with me before summer is here!2023-04-0304 min
Klart!Mejla och chatta som du önskar att andra gjorde detEn smart vana som underlättar mejlandet och chattandet - måste alla kollegor vara med på den för att ditt jobb ska bli smidigare? Nej. I avsnitt nr 624 av Klart! berättar jag varför. Vad för kommunikationsvana önskar du att fler följde? Berätta för mig! Jag är nyfiken. I Loungepodden delar jag nu med mig av 23 strukturtips för 2023! Klart! finns också som veckobrev till din mejl, för dig som hellre läser än lyssnar (eller gör både ock!). David Stiernh...2023-03-2703 min
Done!Four ways to keep email and chat apartHave you noticed that email and chat often gets jumbled together? You end up with the same conversation spread out in many places simultaneously. You need to spend valuable time looking for where someone wrote what. In episode No. 552 of Done!, I share four ways to prevent this from happening. In fact, is the line between chat and email already clear to you and your colleagues? Great! What have you done to draw the line? Tell me, because I want more examples of what can help us separate the two. Want...2023-03-2704 min
Klart!De tre främsta sätten som jag sparat tid med AI hittillsDet fullkomligt forsar fram nya AI-verktyg nu. Avsnitt nr 623 av Klart! handlar om tre tjänster som sparar timmar för mig varje vecka. Jag berättar om: ChatGPT Whisper ChatGPT Writer Runway Har du hittat någon annan AI-tjänst som jag inte nämnt här som besparat dig arbete och tid? Skriv och tipsa mig. Det här spelade jag in i tisdags i förra veckan och innan detta nått dina öron är det inte omöjligt att det dykt upp mycket mer som skulle platsat i denna trio. Dem skri...2023-03-2005 min
Done!The three main ways AI has saved me time so farA myriad of new AI tools are emerging rapidly now. In this week's Done! No. 551, I share three tools that saves me hours every week. The tools I mention are: ChatGPT Whisper ChatGPT Writer Runway Have you found any other AI services that I have not mentioned here that have saved you work and time? Write me and let me know. I wrote this text last Tuesday, and before it reached your eyes, it is possible that much more has emerged that would fit in this trio. I will write about them another t...2023-03-2005 min
Done!How many folders should you have in your mailbox?What is the best way create good order in your mailbox? Should you use folders or not? In this episode of Done!, No. 550, I share how to find the best structure for how to save emails. Do you have a folder structure in your email client that you really like? Tell me about it - I love seeing good examples of structure that work well. Here's our Friday-related, 12 year old idea. These episodes are also available as a weekly newsletter to your email. If you rather read than listen (or both!), s...2023-03-1305 min
Klart!How many folders should you have in your mailbox?What is the best way create good order in your mailbox? Should you use folders or not? In this episode of Done!, No. 550, I share how to find the best structure for how to save emails. Do you have a folder structure in your email client that you really like? Tell me about it - I love seeing good examples of structure that work well. Here's our Friday-related, 12 year old idea. These episodes are also available as a weekly newsletter to your email. If you rather read than listen (or both!), s...2023-03-1305 min
Klart!Fem steg till att bättre föra logg över fattade beslutI ett möte bestämmer ni något, men det rinner ut i sanden. Trist! Onödigt! Klart! handlar idag om hur du kan säkra att inget faller mellan stolarna. Gör du på något helt annat sätt än vad jag beskriver i avsnittet för att föra logg över era fattade beslut? Kanske använder du ett verktyg som du tycker funkar fenomenalt? Tipsa mig! Jag ser fram emot att höra av dig. Få mina tips om strukturerat hybridarbete i podden Health for Wealth! Klart! fi...2023-03-1304 min
Klart!Så motverkar du ”blotta brådskan”-effektenHänder det att du tar de brådskande, snabba småuppgifterna först innan du börjar med de större, viktigare? Många gör det - så många att effekten har ett namn. Klart! nr 621 handlar idag om vad du kan göra för att hjälpa dig att prioritera det viktigaste först - trots allt. Här är den intressanta studien jag nämner. Har du något annat sätt att göra viktiga uppgifter till synes brådskande? Berätta! Lär dig hantera uppgif...2023-03-0604 min